Tavoitteena yhden klikkauksen kiinteistökauppa
Yli sata kiinteistökauppaa vuodessa, sopimuksia mittava määrä ja paljon myös käsityötä. Voisiko kiinteistökauppoihin liittyvää työtä helpottaa ja sujuvoittaa digitalisaation ja automaation keinoin?
Senaatti-kiinteistöt päätti lähteä rohkeasti ravistelemaan vanhoja käytäntöjä ja uudistamaan kiinteistökauppoihin liittyviä toimintatapoja. Kumppaniksi otettiin Turre Legal, joka on jo jonkin aikaa kehittänyt Legal Design -työkaluja ja oikeudellisten toimeksiantojen automatisoinnissa käytettävää teknologiaa.
Senaatti ja Turre Legal automatisoivat kokeiluhankkeessa kiinteistökauppaan liittyviä prosesseja. Hanke on yksi ympäristöministeriön KIRA-digi-kokeiluhankkeista. Merkittävä osa rahoituksesta tulee Senaatilta, jonka juristitiimi on kokeilun aloitteentekijä. Mukana kehittämishankkeessa on myös Senaatin kiinteistökehitys ja -myynti -yksikkö.
Iso osa kauppakirjojen ja sopimusten laatimisesta on tietojen kopioimista kannoista sopimuspohjiin, mikä tarkoittaa merkittävää määrää manuaalista työtä.
”Juristeja voisi käyttää fiksumminkin. Lisäksi käsityössä on aina inhimillisten virheiden vaara. On selvää, että moni prosessin osa on automatisoitavissa. Jostain syystä tätä ei vain ole vielä yleisemmin toteutettu”, toteaa Senaatti-kiinteistöjen lakiasianpäällikkö Ilkka Koponen.
Senaatin strategiaa kuuluu tietotyön tekemisen tapojen, työympäristöjen ja työkalujen kehittäminen. Ei siis ole erikoista, että tietotyötä tekevät lakimiehet ovat eturintamassa kehittämässä uusia työtapoja.
Asenne, joka sallii kokeilemisen ja sen myötä myös epäonnistumiset antaa työryhmälle mahdollisuuden tehdä rohkeita avauksia, joita suoraan tuotantoon menevissä ohjelmissa ei voisi tehdä, toteaa Koponen.
Saumatonta yhteistyötä moniosaajatiimissä
Osapuolten tavoitteena on oikeudellisen muotoilun (legal design) ja oikeusteknologian (legal tech) keinoin uudistaa kiinteistönkaupan ja -hallinnan työtapoja ja asiakirjoja.
Seuraavien kuukausien ajan ketterän kehityksen hankkeeseen osallistuu lakimiehiä, palvelumuotoilijoita sekä ohjelmistokehittäjiä niin Senaatista kuin Turre Legalilta.
On tärkeää että lakimiehet ovat alusta asti mukana kehittämässä palvelua. Lakimiehet opastavat palvelumuotoilijoita ja ohjelmistokehittäjiä siinä, minkä lakipykälien vaatimukset kiinteistökauppajärjestelmän tulee täyttää. Palvelumuotoilijoiden tehtävänä on tehdä järjestelmästä mahdollisimman helppokäyttöinen. Ohjelmistokehittäjät puolestaan ohjaavat lakimiehiä ja palvelumuotoilijoita valitsemaan ratkaisuja, jotka ovat teknisesti mahdollisia toteuttaa.
Tavoitteena yhden klikkauksen kiinteistökauppa
Hankkeen tavoitteena on luoda verkkopalvelu, joka helpottaa Senaatin myyntiprosessiin osallistuvien valmistelijoiden ja lakimiesten työtä kiinteistökauppojen tekemisessä. Taustalla on Turre Legalin kehittämä verkkopalvelu oikeudellisten asiakirjojen luontiin. Senaatin lakimiesten osaamista hyödyntämällä osapuolet luovat työkalut kiinteistökauppojen tekemiseksi. Lisäksi tavoitteena on valmistella tukea myös muille kiinteistöjen hallintaan liittyville prosesseille sekä kehittää verkkopalvelua muiltakin osin entistä kattavammaksi ja monipuolisemmaksi.
Yhteishankkeen tavoitteena on, että kiinteistöjen kauppoihin liittyvät dokumentit joko haetaan pitkälti sähköisten rajapintojen kautta tai luodaan suoraan järjestelmään parhaimmillaan ns. yhdellä napin painalluksella.
Tällainen tavoite edellyttää perusteellista vanhojen käytäntöjen ravistelua ja kiinteistökauppasopimusten rankkaa uudistamista. Sopimusten digitalisointi ei tarkoita vain paperisopimusten verkkoon viemistä.
Senaatin juristitiimi lähti innolla mukaan kehittämishankkeeseen. Kuvassa ovat juristitiimin kuudesta jäsenestä kolme: lakiasiainpäällikkö Ilkka Koponen, lakimies Tomi Flink, joka toimii hankkeen projektipäällikkönä sekä lakimies Iina Vuorialho.
Oikeudellisen muotoilun ja teknologian etuja kiinteistöjen kaupassa
Senaatti-kiinteistöt ja Turre Legal odottavat, että yhteishanke tuo kiinteistökaupan prosessiin merkittäviä tehokkuusetuja:
- Kauppakumppaneiden työmäärä ja erityisesti kaupan mekaaniset vaiheet vähenevät.
- Viranomaisen työ vähenee. Tiedot voidaan toimittaa rekisteriviranomaiselle tietokoneen ymmärtämässä muodossa.
- Asiakirjoja ja dataa saadaan kerättyä muista lähteistä avoimia rajapintoja hyödyntäen.
- Perinteisesti manuaalinen ja virhealtis työ siirretään tietojärjestelmän hoidettavaksi. Tämä vähentää virheiden määrää merkittävästi.
- Lakimiehille jää aikaa asiakkaiden palveluun sihteeritöiden vähentyessä. Tavoitteena on nostaa niin asiakastyytyväisyyttä kuin juristien työtyytyväisyyttä.
- Asiakirjojen hallinnointi tehostuu, kun kaikki samaa kiinteistökauppaa koskevat asiakirjat löytyvät yhdestä paikasta.
- Asiakirjoista saadaan selkeämmät, käyttäjäystävällisemmät ja luettavammat. Kiinteistöihin liittyvä suuri tietomäärä saadaan esitettyä helposti omaksuttavassa muodossa. Tämä kaikki nostaa asiakastyytyväisyyttä ja vähentää riitoja.
Lisätietoja:
Senaatti-kiinteistöt lakimies, projektipäällikkö Tomi Flink: tomi.flink@senaatti.fi
Senaatti-kiinteistöt on valtion työympäristö- ja toimitila-asiantuntija. Senaatin monialaiset ammattilaiset huolehtivat valtion kiinteistövarallisuudesta ja sen tehokkaasta käytöstä. Senaatin vastuulla on myös valtion käytöstä poistuneiden kiinteistöjen myynti ja kehittäminen.
Turre Legal on jo pitkään kehittänyt Legal Design -työkaluja ja oikeudellisten toimeksiantojen automatisoinnissa käytettävää teknologiaa. Toimiston palveluksessa on palvelumuotoilijoita ja koodaavia lakimiehiä. Toimisto on onnistunut automatisoimaan monia sellaisia työvaiheita, joita perinteisesti on tehty hitaasti ja virhealttiisti käsin.
