Yksi malli, yksi oikea tapa tehdä työtä. Tätä valtionhallinnossa tuttua ajattelutapaa murtaa Työ 2.0 -hanke. Siinä etsitään uudenlaisia fiksuja työtapoja, joilla saadaan vähemmällä tekemisellä enemmän aikaan.
”Organisaatiot ovat erilaisia, niiden tehtävät ovat erilaisia ja ne ovat eri tavalla asiakkaiden kanssa tekemisissä. Yksi malli ei sovi kaikille, ei kaikille ihmisille, eikä kaikille organisaatioille. On herännyt tarve personoida työn tekemistä, miettiä, mikä on fiksu tapa tehdä asioita. Tähän on nyt päätetty panostaa kunnolla”, valtiovarainministeriön kehittämispäällikkö Virpi Einola-Pekkinen kertoo.
Fiksujen työtapojen löytämiseksi valtionvarainministeriö, Senaatti-kiinteistöt, Valtori ja Valtiokonttori ovat lanseeranneet Työ 2.0 -hankkeen. Ydinajatuksena on miettiä, miten toimintatapoja uudistamalla saadaan vähemmällä tekemisellä enemmän aikaiseksi.
Turhien toimintojen karsiminen ja toiminnan muuttaminen fiksummaksi tuo kustannussäästöjä, mutta lisää myös työntekijöiden motivaatiota. Kun asiat etenevät ja työ tuottaa tulosta, tuntuu sen tekeminen mielekkäältä.
”Tavoitteena on, että organisaatiot ja niissä työskentelevät ihmiset miettisivät, mikä on juuri minulle ja meidän organisaatiollemme sopiva tapa tehdä työtä, miten hyödynnetään uutta teknologiaa, uusia työympäristöratkaisuja, miten uudistetaan toimintaa”, Virpi Einola-Pekkinen kertoo.
”Käytännössä voidaan miettiä esimerkiksi sitä, miten voidaan tehdä ajasta ja paikasta riippumatonta työtä tai miten luovutaan pitämästä turhia kokouksia, joissa asiat eivät etene.”
Työ 2.0 haastaa organisaatiot ja työntekijät uudenlaiseen tapaan ajatella sekä muuttamaan vanhaa työkulttuuria.
”Suurimmat haasteet ovat tavallisesti omien korviemme välissä. Usein kuvitellaan että työn tekemisemme on säädellympää kuin se itse asiassa onkaan. Meillä on vahvat traditiot tietynlaiseen tekemiseen tietyssä paikassa ja tietyssä järjestyksessä, mutta kun ajattelua vähän vapautetaan, huomataan että asioita voidaan tehdä toisellakin tavalla, fiksummin”, rohkaisee Einola-Pekkinen.
Miten uusiin työnteon tapoihin pääsisi kiinni ja tehtäviä asioita saisi katsottua uusin silmin?
Virpi Einola-Pekkinen neuvoo asettumaan asiakkaan asemaan. Asiakkaalle on tärkeintä, että hän saa ne palvelut, joita hän tarvitsee.
”Suurimmat haasteet ovat tavallisesti omien korviemme välissä. Meidän täytyy katsoa hallinnon ulkopuolelle ja hakea sieltä toimintatapojen muutoskohteet, jotta voimme tuottaa lisäarvoa asiakkaille. Tarkoitus on, että poistamme esteitä, nostamme mahdollisuuksia ja saamme prosessit toimimaan tehokkaasti.”
Uudenlaista tekemistä ei synny ilman kokeiluja. Pienemmät joukot tai tiimit voivat kokeilla muutosten toimivuutta, sillä jos koskaan ei uskalla kokeilla, ei voida tietää, olisiko uusi tapa fiksu. Kokeiluissa on myös lupa epäonnistua; jos tapa ei toimi, sitä ei oteta käyttöön.
Kokeiluja on tehty esimerkiksi mobiilista työskentelystä. Kun töitä tehdään eri ympäristössä, kuten esimerkiksi ministeriöiden yhteisessä tilassa Valtimossa, on mahdollista löytää uusia työkavereita, uusia verkostoja ja saada uusia ajatuksia sekä ideoita omaan työhön.
”Uskon myös esimerkin voimaan. Edelläkävijät avaavat tietä levittämällä hyviä käytäntöjä, onnistuneita malleja ja saavat näin muut muutokseen mukaan.”
Virpi Einola-Pekkinen on työskennellyt 30 vuotta virkamiehenä ja nähnyt toimintaympäristön muuttumisen monella tavalla. Miltä tulevaisuuden työnteko näyttää?
”Yhä enemmän mennään varmasti siihen, että työyhteisöt syntyvät oman organisaation ulkopuolelle ja työtä tehdään erilaisissa verkostoissa. Myös yksityisen ja julkisen raja tulee hämärtymään. Entistä enemmän syntyy kehittäjäyhteisöjä, kun jonkin asian tärkeäksi kokevat lyöttäytyvät yhteen toimimaan. Näistä yhteisöistä voi syntyä ihan uutta liiketoimintaa, mistä on jo nyt merkkejä nähtävissä.”
Muutokset tapahtuvat nopeammin kuin ennen ja vauhdissa mukana pysyäkseen on oltava ketterä. Ammatteja katoaa, mutta vastaavasti uusia syntyy tilalle.
”Uudenlaista osaamista ja uudenlaisia valmiuksia tarvitaan. Kun maailma on monimutkaisempi ja kompleksisempi kuin aikaisemmin, ei voida tietää, mitä on tulossa. Ennemminkin pitää olla valmiina muuttamaan kurssia kuin tekemään suunnitelmia, joita orjallisesti noudatetaan.”
Työnteon muuttumisen myötä johtaminenkin muuttuu. Yksi ihminen ei voi hallita koko kenttää, vaan hänen täytyy osata nostaa taito ja viisaus työntekijöistään ja vapauttaa heidät tekemään järkeviä asioita ja järkeviä päätöksiä.
”Johtajan tehtävä on olla mahdollistaja, tulevan visioija, sparraaja ja tukija, joka saa ihmisten kyvyt esille. Toisaalta johtaminen ei jatkossa voi olla niin yksilökeskeistä kuin nyt, vaan painopiste siirtyy enemmänkin yhteistyön johtamiseen, siihen, miten verkostoja ja niissä toimivia ihmisiä johdetaan.”
”Yhä enemmän aletaan puhua johtajuudesta, jossa johtajuus on koko organisaation ominaisuus. Vetovastuu voi vaihtua eri vaiheissa, vaikka lopulta yksi ihminen vastaa kokonaisuudesta.”
Artikkeli perustuu Kontrahti-lehden numerossa 4/2015 ilmestyneeseen juttuun Työ 2.0 – fiksu tapa tehdä työtä.
Työ 2.0 on Valtiovarainministeriön, Valtiokonttorin, Senaatti-kiinteistöjen ja Valtorin yhteistyöhanke, joka antaa työkaluja, käytännön malleja ja vinkkejä valtionhallinnon työnte
Haluatko lukea uusimmat sisältömme ensimmäisten joukossa?
Senaatti-areenassa keskusteltiin hallitusohjelman mukaisesta julkisen sektorin tilaohjelmasta, jonka tavoitteena on tehostaa tilakustannuksia ja hakea ratkaisuja valtion, hyvinvointialueiden ja kuntien tilakysymyksiin. Senaatti-kiinteistöjen operatiivinen johtaja Tuomas Pusa valotti puheenvuorossaan valtion toimitilakustannuksista saatuja…
Aulapalvelu on olennainen osa monen kiinteistön jokapäiväistä toimintaa. Kiinteistöön tulija kohtaa aulapalvelun ensimmäisenä sisään astuessaan ja viimeisenä ulos lähtiessään. Hyvä aulapalvelu paitsi sujuvoittaa kiinteistön arkea myös auttaa rakentamaan ja pitämään…
Joensuun virastotalo osoitteessa Kauppakatu 40 saneerattiin kiireestä kantapäähän syksyn 2020 ja tammikuun 2023 välillä. Peruskorjauksen valmistuttua toiminta virastotalon yhteisessä palvelupisteessä ja yhteiskäyttöisissä toimistotiloissa otti ensi askeleensa 20. helmikuuta.
”Poikkeusoloihin varautuminen nousi keskeiseksi tavoitteeksi helmikuusta 2022 lähtien. Tuemme vahvasti asiakkaitamme muuttuneessa tilanteessa”, Senaatti-kiinteistöjen operatiivinen johtaja Tuomas Pusa kertoo.
Jasmin Johansson oli yksi Puolustuskiinteistöjen kesätyöntekijöistä ympäristöpalveluissa ja työskentelee luonnon monimuotoisuuden edistämiseksi.
Monipuolisia kesätyötehtäviä Senaatilla riittää — niin myös kaikenikäisiä ja taustaisia osaajia. Linda Liljeström on yksi heistä.
Homma hoidossa! Tikkakosken paikallisyksikössä kesätyöntekijä Silja Ukskoski huolehti rakennusten kunnossapitotoimenpiteiden kartoittamisesta kesän ajan. Silja kertoo nyt, millaisissa merkeissä hänen työntäyteinen kesänsä meni.
Kesäaikaan merellisessä Helsingissä veneilijöitä riittää. Merenkulun helpottamiseksi Puolustuskiinteistöillä kesän ajan työskennellyt Aleksi Pohjola on ollut varmistamassa, että alitus Hevossalmen sillalla sujuisi veneillä ongelmitta.
Saara Rönkä vietti kesän kesätyöntekijänä Puolustuskiinteistöjen Rissalan paikallisyksikössä.