Joustavia tiloja erilaisiin työtehtäviin vastuullisuus huomioiden – Lappeenrannan virastotalo yhteisenä työympäristönä
4 min
Lappeenrannan virastotalo koki uudistuksen marraskuun 2022 ja huhtikuun 2024 välillä, kun sen 12 000 neliötä muutettiin valtion palvelu- ja toimitilaverkkouudistuksen mukaisesti yhteiseksi työympäristöksi. Tilamuutoksen myötä virastotaloon on kotiutunut 16 julkisen hallinnon toimijaa.
Tilamuutostyöt kohdistuivat reiluun puoleen Lappeenrannan virastotalon tiloista, ja niissä hyödynnettiin jo aiemmin tehtyjä tilamuutoksia. Uudistettujen muuntojoustavien työtilojen lisäksi virastotaloon toteutettiin valtion toimijoiden yhteinen asiakaspalvelupiste, yhteiskäyttöinen kokous- ja aulapalvelualue aulapalveluineen sekä työkahvila.
Lappeenrannan virastotalon joustava monitilaympäristö tukee nykyaikaisia työnteon tapoja ja tarjoaa virastojen yhteiseen käyttöön monipuolisesti erilaisia työtiloja hiljaisesta yksilötyöskentelystä puheliaisiin palavereihin ja ideoivaan ryhmätyöhön. Tiloissa on huomioitu myös niissä työskentelevien virastojen erityistarpeet. Lisäksi tilojen tekniikka, kuten liikuteltavat pistorasiapylväät ja siirrettävät näytöt, on suunniteltu tukemaan tilojen muunneltavuutta, ja sisäolosuhteissa on panostettu erityisesti äänimaailmaan parantamalla äänieristystä ja akustiikkaa.
Kokouskeskuksen tilat soveltuvat kokoustamisen lisäksi erilaisten tilaisuuksien järjestämiseen.
Valtaosa Lappeenrannan virastotalon tiloista on virastojen yhteiskäyttöistä tilaa, ja kaikkiaan virastotalossa on modernit työtilat noin 600 henkilölle. Virastotalon katon alla toimii kattava joukko julkisen hallinnon toimijoita, joista osalle virastotalo oli jo entuudestaan tuttu. Tilamuutosten jälkeen uusina toimijoina virastotaloon kotiutuivat Traficom, Väylävirasto, Etelä-Suomen aluehallintovirasto, Fintraffic Raide Oy ja Rikosseuraamuslaitos.
Rakkautta ilmassa – ensimmäisestä kerroksesta löytyy Digi- ja väestötietoviraston vihkitila.
Palvelut nopeasti, tehokkaasti ja vaivattomasti saman katon alta
Lappeenrannan virastotalon yhteinen asiakaspalvelupiste keskittää 12 valtion toimijan asiakkaiden asioinnin yhteen osoitteeseen. Yhteiset asiakaspalvelutilat mahdollistavat asiakkaiden tapaamisen entistä joustavammin, ja asiointi virastojen välillä on aiempaa vaivattomampaa. Henkilöstön yhteistyön ja tiedonvaihdon tiivistäminen sekä uudet yhteisiä palveluja tukevat järjestelmät parantavat hyvää asiakas- ja henkilöstökokemusta.
Julkisen hallinnon yhteisessä asiakaspalvelupisteessä palveluita tarjoavat Digi- ja väestötietovirasto, Edunvalvontatoimisto, Monialainen yhteispalvelu TYP, Kela, Maanmittauslaitos, Oikeusaputoimisto, Talous- ja velkaneuvonta, Ulosottolaitos sekä Verohallinto.
Viranomaisten omien asiantuntijoiden lisäksi yhteisessä asiakaspalvelupisteessä työskentelee kaksi palveluneuvojaa, jotka neuvovat asiakkaita viranomaisasiointiin liittyvissä kysymyksissä ja tukevat digitaalisten palvelujen käytössä.
Ensimmäisen kerroksen yhteisellä asiakaspalvelualueella on 30 palveluhuonetta ja asiakkaiden itsenäiseen asiointiin itsepalvelupäätteitä. Asiakaspalvelutehtävissä toimiville työntekijöille on taustatyötilat palvelutilanteiden väliseen työntekoon.
Verkostoitumista ja vuorovaikutusta yli organisaatiorajojen
Lappeenrannan virastotalon tilamuutoshanke valmistui ensimmäisten joukossa osana laajempaa valtion palvelu- ja toimitilaverkkouudistusta. Uudistuksen tavoitteena on koota valtion käyntiasiointi yhteisiin palvelupisteisiin vuoteen 2030 mennessä ja samalla tehostaa valtion tilankäyttöä, kun virastojen työntekijät siirtyvät työskentelemään yhteisiin työympäristöihin.
Tilankäytön tehostamisen lisäksi yhteiset työympäristöt luovat entistä enemmän mahdollisuuksia sosiaaliselle kanssakäymiselle ja yhteistyölle yli organisaatiorajojen – tehostavat siis vuorovaikutustakin. Yhteiskäyttöisissä muunneltavissa tiloissa kukaan ei ole enää yhden työpöydän vanki, vaan jokainen voi valita itselleen sopivimman työskentelypisteen kulloisenkin tarpeen ja omien mieltymysten mukaan, olipa se sitten keskittymiseen hiljaisessa tilassa, inspiroitumiseen ikkunan vieressä tai ideoimiseen kokoushuoneessa.
Lappeenrannan uutuuttaan kiiltävä yhteinen työkahvila tarjoaa puitteet paitsi virkistäviin kahvi- ja teehetkiin myös juttutuokioihin ja kuulumisten vaihtoon eri organisaatioissa työskentelevien kesken.
Vähähiilisyys ja kiertotalous vastuullisuuden kärkinä
Tilojen yhteiskäyttöisyys ja muuntojoustavuus sekä tekniset ratkaisut eivät ainoastaan tehosta tilankäyttöä vaan myös tuovat kustannussäästöjä valtiolle ja pienentävät sen hiilijalanjälkeä. Valtio haluaa osaltaan vaikuttaa ilmastonmuutoksen torjuntaan, sillä rakennettu ympäristö vastaa huomattavasta osuudesta Suomen energiankulutusta ja kasvihuonekaasupäästöjä.
Lappeenrannan virastotalossa toimivien virastojen käyttämä toimistotila vähenee tilamuutosten ja virastotaloon muuton myötä noin 5 200 neliötä, mikä vähentää hiilidioksidipäästöjä liki 170 000 kiloa vuodessa. Määrä vastaa ilmateitse 188:aa matkaa Helsingistä New Yorkiin ja maanteitse 1,7 miljoonan kilometrin ajoa.
Lappeenrannan virastotalon tilamuutoshankkeessa rakennusmateriaalien hiilijalanjälkeä onnistuttiin pienentämään 34 %:lla. Lisäksi hankkeen aikana laadittiin kiertotalouskartoitus, jossa arvioitiin purettavien rakennusosien ja -materiaalien uudelleenkäyttöpotentiaalia ja kierrätettävyyttä.
Lappeenrannassa uudelleenkäytettiin muun muassa säilytyslokerikoita ja sisustusvalaisimet. Lokerikoita ohjattiin uudelleenkäyttöön myös muihin Senaatin kohteisiin.
Vanhoja hyväkuntoisia pintoja ja materiaaleja säilytettiin ja uudelleenkäytettiin Lappeenrannan virastotalossa mahdollisimman paljon. Uusien taloteknisten ja sähköisten järjestelmien valinnassa kiinnitettiin huomiota järjestelmien huollon helppouteen ja varmatoimisuuteen. Huollettavuus huomioitiin myös esimerkiksi pintamateriaalien valinnassa suosimalla kestäviä ja helposti puhtaana pidettäviä materiaaleja. Lisäksi virastotaloon toteutettiin sähköautojen ja -polkupyörien latausmahdollisuus.
