Länsi- ja Sisä-Suomen aluehallintoviraston uudet tilat Vaasan Palosaaressa ovat helpottaneet työntekijöiden välistä tiedonkulkua ja kohottaneet yhteishenkeä. Senaatin tarjoama muutosjohtamisen palvelu auttoi sopeutumaan uuteen.
Modernit, oliivinvihreällä ja harmaan eri sävyillä sisustetut työtilat ja suuri, viihtyisä taukotila, joka houkuttelee nauttimaan kupposen kuumaa ja vaihtamaan kuulumiset työkaverin kanssa.
Vaasan Länsi- ja Sisä-Suomen aluehallintoviraston työntekijät muuttivat uuteen monitilaympäristöönsä tammikuussa 2018.
Osoite Palosaaressa säilyi samana, mutta noin 110 työntekijää siirtyi kolmesta kerroksesta pääosin yhteen kerrokseen. Samalla työympäristö vaihtui koppikonttoreista moderniksi monitilaympäristöksi. Vanhat tilat samassa rakennuksessa olivat auttamatta jo aikansa nähneet – myös tekniikan puolesta.
Länsi- ja Sisä-Suomen aluehallintoviraston ylijohtaja Marko Pukkinen on tyytyväinen virastonsa uusiin tiloihin. Rauhallinen ilmapiiri tarjoaa puitteet tehokkaalle työskentelylle.
”Uusien tilojen ansiosta olemme yhtenäisempi työyhteisö, kohtaamme toisemme helpommin ja tieto koko viraston läpi kulkee juohevammin”, Pukkinen sanoo.
Muuton yhteydessä myös työntekijöiden etätyömahdollisuutta lisättiin, mikä on saanut Pukkisen mukaan henkilöstön keskuudessa erittäin ilahtuneen vastaanoton.
Lue myös: Mikä monitilaympäristö? Tästä on kyse
Muuton valmistelu alkoi jo vuonna 2015. Senaatti-kiinteistöjenmuutosjohtamisen palvelu ja ennen kaikkea sen jatkuminen myös muuton jälkeen oli hankkeessa keskeisessä asemassa. Senaatti ja aluehallintovirasto myös valmistelivat muuttoa mahdollisimman läpinäkyvästi. Lisäksi mukana olivat aluehallintovirastojen hallinta- ja kehitysyksikkö sekä Humap Consultation Oy.
”Olisi ollut suuri virhe valmistella muutosta pimennossa ja kuulematta lopullisia käyttäjiä eli työntekijöitä. Meidän tehtävämme oli myös tukea johtoa muutoksessa”, Senaatin muutosjohtamisen asiantuntija Pertti Siekkinen painottaa.
Marko Pukkinen on samaa mieltä. Tukea kaivattiin erityisesti silloin, kun hankkeen rakennussuunnitelmat muuttuivat aluehallintovirastojen valtakunnallisen työympäristökonseptin valmistuttua.
Konsepti linjasi, mitä virastojen uusissa tiloissa ja rakennussuunnitelmissa täytyy ottaa rakennusvaiheessa huomioon. Vaasan toimitiloihin suunnitellut nimetyt työpisteet vaihtuivat lennosta yhteisiksi työskentelyvyöhykkeiksi.
”Muodostimme virastomme sisällä ’työyhteisöjä’ työtehtävien mukaan: selvitimme, ketkä työntekijät ovat paljon vuorovaikutuksessa muiden kanssa ja ketkä tarvitsevat enemmän työskentelyrauhaa. Työyhteisöt määrittelevät työntekijän työskentelypaikan uusissa tiloissa”, Marko Pukkinen valottaa.
Lue myös: Ylväs Merikasarmi uudistuu moderniksi monitilaympäristöksi
Aluehallintoviraston projekti oli ensimmäinen Senaatin hanke, johon muutosjohtaminen oli integroitu erillisenä palveluna. Muutosjohtamisen projekteja on ollut ennenkin, mutta ne ovat olleet osa työympäristökehittämistä. Senaatti ei täten vain saatellut Länsi- ja Sisä-Suomen aluehallintovirastoa uuteen ympäristöön, vaan tuki sitä muutosjohtamisessa vielä vuoden verran muuton jälkeen.
”Asiakkaallamme voi olla huoli, että rukkaset ikään kuin tipahtavat käsistämme, kun muutto on ohitse. Tässä tapauksessa muuton jälkeen alkoi kuitenkin vielä aktiivinen vaihe, jolloin tutkimme ja tarkastelemme, miten uusi työympäristö palvelee aluehallintoviraston työntekijöitä”, Siekkinen sanoo.
Marko Pukkisen mukaan Senaatin muutosjohtamisen palvelulla oli myönteinen vaikutus hankkeen kulkuun.
”Muuton jälkeen kävi esimerkiksi ilmi, että toisesta vetäytymistilasta kantautui ääniä toiseen vetäytymistilaan, joten äänieristeitä lisättiin käyttäjien toiveiden mukaisesti”, Pukkinen sanoo.
Kun hanke alkoi, työntekijöiden keskuudessa oli aistittavissa vahvaa muutosvastarintaa. Varsinkin uusiin työskentelytapoihin sopeutuminen epäilytti ja jopa pelotti monia.
Ensimmäisen Senaatin järjestämän lähtömittauksen eli Fiksun työn -kyselyn tuloksista paistoi huoli tulevasta. Kesällä 2016 toteutetun kyselyn mukaan työntekijöiden tyytyväisyys vanhoihin tiloihin yllättäen nousi, kun he saivat tietää, että suunnitteilla on muutto uusiin tiloihin.
”Tuloksista oli havaittavissa, että henkilöstö koetti suojautua muutokselta”, Marko Pukkinen arvioi.
Senaatti ja aluehallintovirasto ottivat huolet vakavasti ja pyrkivät löytämään tapoja hälventää työntekijöiden epäluuloa. Henkilöstö otettiin huomioon hankkeen eri vaiheissa, ja he saivat kertoa tuntemuksistaan useissa henkilöstötilaisuuksissa ja esimiesvalmennuksissa.
Senaatti järjesti työntekijöille useita työpajoja ja esimiehille valmennuksia.
”Otimme henkilöstömme alusta alkaen mukaan kehittämään tulevia työtiloja. Arkkitehti sai käsiinsä selkeät paperit siitä, millaisia työtehtäviä talomme sisällä on ja millaiset työskentelytilat sopivat parhaiten niiden toteuttamiseen”, Pukkinen jatkaa.
Senaatti antoi myös esimiehille tehtäviä, joita he kävivät läpi oman tiiminsä kanssa.
”Mielikuvaharjoitukset tulevasta työympäristöstä olivat tärkeitä. Myös keskustelua työntekijöiden keskuudessa oli tärkeää ylläpitää koko hankkeen ajan ja pohtia, miten jokainen voi omalta osaltaan valmistautua muuttoon”, Senaatin Pertti Siekkinen kertoo.
Lue myös: Vastarinta kuuluu muutokseen – tärkeintä on kuunnella
Kun muutto lähestyi, Senaatti ja aluehallintovirasto suunnittelivat yhdessä työntekijöille tilojen pelissäännöt. Muuton jälkeen Senaatti piti huolta, että aluehallintoviraston työympäristöjohtaminen alkoi sujua.
Työympäristöjohtamisessa on tärkeää painottaa henkilöstön koulutusta, monitilaympäristön käytön ja toiminnan seuraamista sekä työntekijäpalautteen keräämistä.
Virastossa onkin nyt vajaasta kymmenestä eri toimialalla työskentelevistä työntekijöistä koostuva ryhmä, joka pitää huolta henkilöstön kehittämisestä ja seuraa sekä analysoi tilojen tarpeita.
”Ryhmä toimii myös eräänlaisena palautekanavana, jonne henkilöstömme voi suoraan antaa palautetta tilojen toimivuudesta ja kertoa, miten tiloja pitäisi tulevaisuudessa kehittää”, Marko Pukkinen sanoo.
Lue myös: ”Hyvähän tästä tuli!” – monitilaympäristö yllätti MML:n väen
Muuton jälkeen Senaatti järjesti työntekijöille Mitä kuuluu -työpajan. Puheenaiheena oli ensivaikutelma uudesta työympäristöstä.
”Kertasimme myös tilankäytön pelisäännöt, jotta kaikki muistavat, että erityyppisiä töitä tehdään eri paikoissa”, Siekkinen kertoo.
Keväällä 2019 työntekijät vastasivat uudelleen samaan Fiksun työn -kyselyyn kuin hankkeen alussa. Tulokset olivat monelta osin paremmat verrattuna edelliseen kyselyyn. Työntekijät esimerkiksi kokevat, että vuorovaikutus ihmisten kesken on muuton jälkeen lisääntynyt. Sen myötä tieto liikkuu sujuvammin työntekijältä toiselle.
”Kyselyn mukaan myös toiminta työpaikalla on avoimempaa kuin aiemmin. Tiloissamme on nyt iso kahvihuone, joihin koko kerroksen väkemme kokoontuu. Aiemmin työntekijämme kahvittelivat omissa kuppikunnissaan, kun taas nyt keskustelua syntyy isomman porukan kesken”, Marko Pukkinen kertoo.
Pukkinen uskoo, että tulevissa kyselyissä henkilöstön tyytyväisyys uusiin työtiloihin kasvaa entisestään, kun totuttelu- ja sopeutumisvaihe jää hiljalleen taakse.
“Työntekijät ovat pikkuhiljaa oppineet elämään uusissa tiloissa, ja pelko on selvästi alkanut hälvetä. Henkilöstön ei tarvitse enää murehtia tulevista muutoksesta, vaan he voivat keskittyä täysillä työntekoon.”
Lue myös: Muutto saman katon alle sujuvoitti asiakaspalvelua
Haluatko lukea uusimmat sisältömme ensimmäisten joukossa?
Senaatti-areenassa keskusteltiin hallitusohjelman mukaisesta julkisen sektorin tilaohjelmasta, jonka tavoitteena on tehostaa tilakustannuksia ja hakea ratkaisuja valtion, hyvinvointialueiden ja kuntien tilakysymyksiin. Senaatti-kiinteistöjen operatiivinen johtaja Tuomas Pusa valotti puheenvuorossaan valtion toimitilakustannuksista saatuja…
Aulapalvelu on olennainen osa monen kiinteistön jokapäiväistä toimintaa. Kiinteistöön tulija kohtaa aulapalvelun ensimmäisenä sisään astuessaan ja viimeisenä ulos lähtiessään. Hyvä aulapalvelu paitsi sujuvoittaa kiinteistön arkea myös auttaa rakentamaan ja pitämään…
Joensuun virastotalo osoitteessa Kauppakatu 40 saneerattiin kiireestä kantapäähän syksyn 2020 ja tammikuun 2023 välillä. Peruskorjauksen valmistuttua toiminta virastotalon yhteisessä palvelupisteessä ja yhteiskäyttöisissä toimistotiloissa otti ensi askeleensa 20. helmikuuta.
”Poikkeusoloihin varautuminen nousi keskeiseksi tavoitteeksi helmikuusta 2022 lähtien. Tuemme vahvasti asiakkaitamme muuttuneessa tilanteessa”, Senaatti-kiinteistöjen operatiivinen johtaja Tuomas Pusa kertoo.
Jasmin Johansson oli yksi Puolustuskiinteistöjen kesätyöntekijöistä ympäristöpalveluissa ja työskentelee luonnon monimuotoisuuden edistämiseksi.
Monipuolisia kesätyötehtäviä Senaatilla riittää — niin myös kaikenikäisiä ja taustaisia osaajia. Linda Liljeström on yksi heistä.
Homma hoidossa! Tikkakosken paikallisyksikössä kesätyöntekijä Silja Ukskoski huolehti rakennusten kunnossapitotoimenpiteiden kartoittamisesta kesän ajan. Silja kertoo nyt, millaisissa merkeissä hänen työntäyteinen kesänsä meni.
Kesäaikaan merellisessä Helsingissä veneilijöitä riittää. Merenkulun helpottamiseksi Puolustuskiinteistöillä kesän ajan työskennellyt Aleksi Pohjola on ollut varmistamassa, että alitus Hevossalmen sillalla sujuisi veneillä ongelmitta.
Saara Rönkä vietti kesän kesätyöntekijänä Puolustuskiinteistöjen Rissalan paikallisyksikössä.