Uusi Proffa-työkalu auttaa Senaatin asiakkaita arvioimaan kiinteistöjen kustannuskehitystä entistä paremmin. Näin Proffaa käytetään ja tätä kaikkea se sisältää – lue 4 ydinasiaa.
Kiinteistöjen kustannuskehityksen arviointi ei aina ole helppoa. Osalla Senaatin asiakkaista on samaan aikaan voimassa satoja vuokrasopimuksia, joiden kunkin kulut vaihtuvat vuosittain elinkustannusindeksin mukana. Vuokrasopimuksissa tapahtuu jatkuvasti muutoksia esimerkiksi irtisanomisten, uusien tilaratkaisuiden ja virastojen toimipisteverkostojen muuttuessa.
”Yksi perustehtävistämme on tuottaa toimitilojen vuokraamiseen ratkaisuja, jotka parantavat valtion taloudenpitoa. Proffan avulla asiakkaamme voivat ymmärtää paremmin omaa rahankäyttöään ja vertailla eri skenaarioiden kustannuksia”, työkalun rakentamisessa ja siihen liittyvän asiantuntijapalvelun kehittämisessä mukana ollut Senaatin asiakaspäällikkö Lasse Koponen kertoo.
Proffa-työkalun ensimmäiset pilotit aloitettiin vuoden 2018 aikana, ja Proffa on tarkoitus saada käyttöön isoimmissa virastoissa vuoden 2020 loppuun mennessä. Nämä 4 kysymystä ja vastausta avaavat tarkemmin Proffan sisältöä.
Proffa on työkalu, johon syötetään kaikki toimitilojen vuokrien ja palveluiden hintoihin liittyvät tiedot. Vuokrasopimusten tiedot tuodaan automaattisesti työkaluun, ja lisäksi käyttäjä voi syöttää sinne muun muassa erilaisia tiloihin liittyviä kustannuseriä.
Senaatin asiakaspäälliköt keräävät Proffaan pohjatiedot, joista jalostetaan yhdessä asiakkaan kanssa tulevan kehyskauden suunnitelma tai erillisiä skenaarioita. Kyse on siis myös asiantuntijapalvelusta.
Uuden Proffa-työkalun tavoitteena on kartoittaa kaikki asiakkaan toimitilakustannuksiin vaikuttavat tekijät ja tuottaa entistä tarkempia arvioita budjetoinnin tueksi. Virastot voivat hyödyntää Proffan tuottamaa tietoa esimerkiksi vuosittain valtiovarainministeriölle toimitettavissa arvioissa neljän seuraavan vuoden kustannuskehityksestä.
Dataa. Ennen kuin Proffaa voidaan hyödyntää kiinteistöjen kustannuskehityksen arvioinnissa, on vuokasopimuksiin ja palveluiden hintoihin vaikuttavat tekijät selvitettävä. Siksi Proffan käytön aloittaminen on helpompaa, jos tiedot kohteista on päivitetty oikein Senaatin tietokantoihin ja Hallinnon tilahallintaan (HTH).
”Jos dataa ei päivitä jatkuvasti, se rappeutuu. Joskus joudummekin tekemään vähän enemmän taustatyötä ennen kuin pystymme hyödyntämään työkalua kunnolla. Käytön aloittamisen jälkeen data pysyy helpommin tuoreena”, Proffan teknisestä kehityksestä vastannut Tomi Niskakangas kertoo.
Senaatin tavoitteena on saada isoimmat asiakkaat mukaan Proffa-suunnitteluun vuoden 2020 loppuun mennessä. Tällä hetkellä työkalua pilotoidaan muun muassa Tullissa, valtioneuvoston kansliassa ja Verohallinnossa.
”Kestää vielä tovin ennen kuin nähdään, kuinka tarkkoihin arvioihin Proffan avulla päästään. Todennäköisesti ensimmäiset tulokset Proffalla laadittujen ennusteiden tarkkuudesta saadaan keväällä 2020”, Lasse Koponen kertoo.
Proffan kehitystyö aloitettiin vuonna 2016. Työkalun tarve huomattiin, kun Senaatti-kiinteistöt auttoi oikeusministeriötä toimitilojen kustannuskehityksen arvioinnissa vuosina 2013–2016. Projektissa mukana ollut Senaatin lakimies Anna Sarpo kertoo, että yhteistyössä havaitut hyödyt johtivat Proffan kehitystyön aloittamiseen.
”Toimitilasuunnittelua tehdessämme huomasimme, että yhdessä työskentelemällä pystymme tarkentamaan talousarvioita. Proffa syntyi, kun halusimme tuoda toimintamallin myös muiden hyödynnettäväksi.”
Toimitilamenot ovat oikeusministeriön hallinnonalan toiseksi suurin menoerä henkilöstökustannusten jälkeen. Ne muodostavat noin 15 prosenttia hallinnonalan kokonaismenoista.
Oikeusministeriön hallinnonalan toimitilasalkku muodostuu miltei 600 vuokrasopimuksesta. Lisäksi tiloihin on hankittu siivous- ja turvallisuuspalveluita. Muuttujia on siis paljon. Oikeusministeriön neuvotteleva virkamies Jouni Rutanen kertoo, että toimintaa ja taloutta suunniteltaessa toimitilasalkun rakenteen ja kustannuskehityksen hahmottaminen on tärkeää.
”Olemme koko yhteistyömme ajan pystyneet jatkuvasti tarkentamaan arvioitamme. Tällä hetkellä näemme, kuinka pitkäksi aikaa olemme sitoutuneet mihinkin vuokrasopimuksiin. Kyseistä tietoa hyödynnetään muun muassa hallinnonalan virastojen toimipaikkaverkostoja kehitettäessä. Kun lisäksi tunnistamme lisämäärärahatarpeet hyvissä ajoin, meillä on paremmat edellytykset säästää toimitilakustannuksissa.”
Haluatko lukea uusimmat sisältömme ensimmäisten joukossa?
Senaatti-areenassa keskusteltiin hallitusohjelman mukaisesta julkisen sektorin tilaohjelmasta, jonka tavoitteena on tehostaa tilakustannuksia ja hakea ratkaisuja valtion, hyvinvointialueiden ja kuntien tilakysymyksiin. Senaatti-kiinteistöjen operatiivinen johtaja Tuomas Pusa valotti puheenvuorossaan valtion toimitilakustannuksista saatuja…
Aulapalvelu on olennainen osa monen kiinteistön jokapäiväistä toimintaa. Kiinteistöön tulija kohtaa aulapalvelun ensimmäisenä sisään astuessaan ja viimeisenä ulos lähtiessään. Hyvä aulapalvelu paitsi sujuvoittaa kiinteistön arkea myös auttaa rakentamaan ja pitämään…
Joensuun virastotalo osoitteessa Kauppakatu 40 saneerattiin kiireestä kantapäähän syksyn 2020 ja tammikuun 2023 välillä. Peruskorjauksen valmistuttua toiminta virastotalon yhteisessä palvelupisteessä ja yhteiskäyttöisissä toimistotiloissa otti ensi askeleensa 20. helmikuuta.
”Poikkeusoloihin varautuminen nousi keskeiseksi tavoitteeksi helmikuusta 2022 lähtien. Tuemme vahvasti asiakkaitamme muuttuneessa tilanteessa”, Senaatti-kiinteistöjen operatiivinen johtaja Tuomas Pusa kertoo.
Jasmin Johansson oli yksi Puolustuskiinteistöjen kesätyöntekijöistä ympäristöpalveluissa ja työskentelee luonnon monimuotoisuuden edistämiseksi.
Monipuolisia kesätyötehtäviä Senaatilla riittää — niin myös kaikenikäisiä ja taustaisia osaajia. Linda Liljeström on yksi heistä.
Homma hoidossa! Tikkakosken paikallisyksikössä kesätyöntekijä Silja Ukskoski huolehti rakennusten kunnossapitotoimenpiteiden kartoittamisesta kesän ajan. Silja kertoo nyt, millaisissa merkeissä hänen työntäyteinen kesänsä meni.
Kesäaikaan merellisessä Helsingissä veneilijöitä riittää. Merenkulun helpottamiseksi Puolustuskiinteistöillä kesän ajan työskennellyt Aleksi Pohjola on ollut varmistamassa, että alitus Hevossalmen sillalla sujuisi veneillä ongelmitta.
Saara Rönkä vietti kesän kesätyöntekijänä Puolustuskiinteistöjen Rissalan paikallisyksikössä.