Paperipinojen aika on ohi, sillä Senaatti on ottanut käyttöön sähköisen allekirjoituksen. Tämä nopeuttaa sopimusprosessia jopa kuukausilla.
Senaatti-kiinteistöt allekirjoittaa vuodessa yli pari tuhatta erilaista sopimusta. Kun paperit on pitänyt tulostaa, allekirjoittaa yksitellen ja lähettää postitse kaikille osapuolille, on yksikin sopimus voinut viedä melkoisesti resursseja ja aikaa.
Senaatti tarjoaa sähköistä allekirjoitusta ensisijaiseksi vaihtoehdoksi kaikille valtionhallinnon asiakkailleen vuoden 2018 alusta alkaen. Se käy niin vuokra- kuin asiantuntijapalvelusopimustenkin allekirjoittamiseen. Myöhemmin vuoden 2018 aikana on tarkoitus laajentaa allekirjoituspalvelu myös toimitilapalvelusopimuksiin, hankintasopimuksiin ja kauppakirjoihin.
”Esimerkiksi yhden vuokrasopimuksen kanssa on kestänyt pahimmillaan kaksi kuukautta, ennen kuin mahdollisesti eri paikkakunnilla olevat osapuolet ovat kaikki allekirjoittaneet sopimuksen. Allekirjoituspalvelua käyttäessä sama on nyt onnistunut parhaimmillaan päivässä”, kertoo Senaatti-kiinteistöjen asiakirjahallinnon päällikkö Petri Konttinen.
Paperisissa sopimuksissa työtä on aiheuttanut tulostuksen ja postituksen lisäksi myös valmiiden sopimusten skannaaminen ja arkistointi. Papereiden käsittely on kallista.
”Senaatti-kiinteistöt allekirjoittaa asiakkaidensa ja muiden yhteistyökumppaneidensa kanssa noin 2700 sopimusta vuodessa. Kun sopimuksia on noin paljon, sähköinen allekirjoitus säästää aikaa ja kustannuksia merkittävästi”, Konttinen sanoo.
Senaatti-kiinteistöt aloitti sähköisen allekirjoituksen toteutuksen keväällä 2017. Joulukuussa pilotoitiin palvelua Liikenteen turvallisuusvirasto Trafin kanssa. Myös Verohallinto, Maanmittauslaitos sekä Liikennevirasto ovat olleet mukana pilotoimassa palvelua.
Senaatti ja Trafi allekirjoittivat sähköisesti ELY-siirtoihin liittyvän asiantuntijapalvelusopimuksen joulukuussa 2017.
Myös Trafin Simo Karlsson kiittelee, että sähköinen allekirjoitus vähentää työtä, kun sopimuksia ei tarvitse lähetellä ympäri Suomea ja sitten odottaa niiden palaamista.
”Mitä enemmän sopimuksia kertyy, sitä suurempi hyöty syntyy. Allekirjoituspalvelu on myös helppokäyttöinen”, Karlsson kertoo.
Konttisen mukaan paperisopimusten allekirjoittamisen viimeistä käyttöpäivää ei Senaatissa ole päätetty, mutta toiveena on, että sopiminen siirtyisi kaikkinensa digiaikaan mahdollisimman pian.
”Sähköinen allekirjoitus tukee nykyaikaisia ajasta ja paikasta riippumattomia työtapoja niin meillä Senaatilla kuin yhteistyökumppaneillammekin. Nyt on juuri oikea aika alkaa hyödyntää sähköistä allekirjoitusta työn sujuvoittajana. Tämä valitsemamme toimintatapa ja palvelu vastaa siis suureen kysyntään ja tarpeeseen.”
Konttinen lisää, että digitaalisuus mahdollistaa myös tietojen käytön entistä nopeammin ja laajemmin.
”Nyt tietoja yhdistelemällä saamme paremman kokonaiskuvan toiminnastamme ja palveluistamme, ja se mahdollistaa uusien palvelujen kehittämisen. Paperimaailmassa tuo ei ole samalla tavoin mahdollista.”
Konttinen kertoo, että Senaatti-kiinteistöt teetti sähköiseen allekirjoituspalveluun tietoturva-auditoinnin syksyllä 2017, ja järjestelmä täyttää tietoturvan ja tietosuojan vaatimukset. Allekirjoituspalvelu toimii Senaatin omassa verkossa, eli kyse ei ole pilvipalvelusta.
Palvelu on asiakkaalle maksuton. Senaatin asiakkaalta allekirjoituspalvelun käyttö edellyttää ainoastaan puhelinnumeroa ja sähköpostiosoitetta. Allekirjoituspalvelu lähettää asiakkaalle sähköpostilinkin palveluun kirjautumiseen, ja puhelimeen tulee tekstiviestinä kertakäyttöinen salasana tunnistautumista varten.
”Päädyimme nyt aluksi tekstiviestiin sen takia, ettei palvelun käyttöönotto edellyttäisi senaattilaisilta tai asiakkailtamme uusien ohjelmistojen asennusta tai integraatioita. Myöhemmin tuomme mukaan myös muita tunnistamisen tapoja, kuten esimerkiksi Virtu-tunnistautumisen”, Konttinen kertoo.
Esimerkiksi vuokrasopimuksen allekirjoittaminen etenee Senaatin ja asiakkaan välillä näin:
1. Senaatti valmistelee vuokrasopimuksen kiinteistöjärjestelmässään.
2. Sopimusluonnos tallennetaan asiakirjahallintajärjestelmään, josta Senaatti lähettää sen asiakkaille kommentoitavaksi.
3. Kun asiakkaat ovat kuitanneet, että sopimus on ok, Senaatti lähettää sopimuksen liitteineen allekirjoituspalveluun.
4. Asiakkaan yhteyshenkilölle/ensimmäiselle allekirjoittajalle tulee viesti ja linkki sähköpostiin. Asiakas tunnistautuu palveluun sähköpostilla ja kännykkään lähetetyn kertakäyttöisen tekstiviestisalasanan avulla. Tällöin asiakas pääsee lukemaan allekirjoitettavat sopimukset liitteineen. Sopimus allekirjoitetaan painamalla allekirjoitustoimintoa, joka käyttää VRK:n varmennetta. Jos allekirjoittajia on useampia, siirtyy allekirjoitusvuoro automaattisesti seuraavalle henkilölle.
5. Asiakkaan allekirjoitettua sopimuksen senaattilaiset allekirjoittavat asiakirjat edellä kuvatulla tavalla. Kun kaikki ovat allekirjoittaneet sopimuksen, palvelu lähettää automaattisen sähköposti-ilmoituksen kaikille osapuolille.
6. Senaatti tallentaa allekirjoitetun sopimuksen asiakirjahallintajärjestelmään. Asiakkaat tallentavat sopimuksen omiin järjestelmiinsä.
7. Tieto allekirjoituksesta päivitetään Senaatin kiinteistöjärjestelmään.
8. Senaatti säilyttää sopimuksia niiden päättymisen jälkeen muutaman vuoden ajan, kunnes myös kaikki sopimuksen juridiset ja taloudelliset velvoitteet on täytetty.
Haluatko lukea uusimmat sisältömme ensimmäisten joukossa?
