Kuinka toimitiloista saadaan irti paras hyöty? Ratkaisu: toimitilajohtaminen. Senaatti kouluttaa asiakas- ja kiinteistöpäälliköitään palvelemaan toimitilapäättäjiä entistä vaikuttavammin.
”Toimitilat ovat organisaatiolle suuri kustannuserä. Siksi tarvitaan toimitilajohtamista ja tilojen viisasta käyttöä”, asiakkuusjohtaja Lasse Koponen kertoo.
Koponen työskentelee vuoden 2021 alussa toimintansa aloittaneessa Senaatti-konsernin tytärliikelaitoksessa Puolustuskiinteistöissä, joka vastaa puolustushallinnon kiinteistöistä. Koposella on ollut keskeinen rooli Senaatin ja Puolustuskiinteistöjen työympäristö- ja toimitilajohtamisen tukipalvelujen kehittämisessä.
”Toimitilajohtamisessa tiloja tarkastellaan käyttäjän ja palvelujen näkökulmasta. Me autamme asiakkaitamme tehostamaan tilankäyttöä ja optimoimaan kustannuksia. Yksi asiakaslupauksistamme on, että haluamme tuottaa erinomaisen asiakaskokemuksen.”
Senaatti toteutti vuonna 2020 toimitilajohtamisen koulutusohjelman asiakas- ja kiinteistöpäälliköilleen. Sen pohjalta syntyi toimitilajohtamisen perusteet -verkkokoulutus, jota tarjotaan henkilön omatoimiseen opiskeluun.
”Mietimme asiakkaan puolesta koko polun tarvittavista investoinneista palveluihin ja vuokrakehitykseen. Johdamme kiinteistöjä ja niihin liittyviä palveluja, seurantaa ja mittaamista. Kehitämme toimitiloja palvelemaan organisaation strategiaa. Tarkoitus on, että organisaatio omistaa vain ne toimitilat ja kiinteistöt, jotka edistävät sen strategisia tavoitteita. Muista tiloista se voi luopua”, Koponen kertoo.
Lue myös: Näin syntyi 1 200 hengen uusi työyhteisö – 4 oppia muutoksesta
Toimitilajohtamisen tukipalveluilla on merkittävä rooli Puolustuskiinteistöjen strategisessa kumppanuudessa Puolustusvoimien kanssa. Asiakaskokemusta kehitetään käytännössä kaikissa niissä kohtaamisissa, joita kumppaneilla on.
”Olemme sopineet tarkasti yhteisistä suunnitteluprosesseista, vastuista, resursseista, yhteneväisistä käytännöistä, johtamisesta ja seurannasta. Asiakaspäällikkömme työskentelee Puolustusvoimien tulosyksikön tasolla, tietyn puolustushaaran johtoportaan asiantuntijana”, Lasse Koponen kertoo toimintamallista.
Yhteistyö nykymuodossaan on vielä niin uusi, ettei asiakastyytyväisyyden kehittymistä ole ehditty mitata. Henkilöstön jatkuva osaamisen kehittäminen nähdään tärkeänä. Myös Puolustuskiinteistöjen henkilöstö itse on toivonut lisää koulutusta.
”Rakennamme koulutuspolun, jolla vahvistamme osaamistamme. Olemme Puolustuskiinteistöissä suunnitelleet vuoden kestävää syventävää koulutusta toimitilajohtamisesta. Se on suunnattu noin 30 henkilölle, pääosin asiakas- ja kiinteistöpäälliköille. Osallistujat on tarkoitus jakaa viiteen ryhmään, joilla on omat mentorinsa. Jokaiselle ryhmälle valitaan kiinteistö- tai tilaratkaisuprojekti, jota he edistävät ja jonka yhteydessä he pääsevät harjoittelemaan vuoden aikana kaikki toimitilajohtamisen osa-alueet.”
Lisäksi Puolustuskiinteistöissä on päätetty, että parikymmentä henkeä sen eri yksiköistä koulutetaan asiakaskokemuksen sanansaattajiksi. Senaatti-kiinteistöjen puolella asiakaskokemuslähettiläitä on ollut jo usean vuoden ajan.
”Tavoitteena on, että asiakaskokemuslähettiläät toimivat niin sanottuina kummeina omissa yksiköissään eli he jakavat oppejaan eteenpäin.”
Siinä missä Puolustuskiinteistöt on puolustushallinnon strateginen tilakumppani, Senaatti-kiinteistöjen asiakkaita ovat muun muassa ministeriöt, virastot, Rajavartiolaitos, Tulli, poliisi ja ELY-keskukset. Viime kädessä asiakkailla tarkoitetaan valtionhallinnon yli 70 000 työntekijää eli tilojen käyttäjiä.
Asiakastyytyväisyyttä mitataan sekä loppukäyttäjien että organisaation toimitilapäättäjien tasolla.
Vuotuisen asiakastyytyväisyystutkimuksen mukaan asiakkaista 77 prosenttia oli erittäin tai melko tyytyväisiä Senaatin tarjoamiin toimitiloihin ja palveluihin vuonna 2020. Edellisenä vuonna vastaava luku oli 74 prosenttia. Senaatin asiakkailtaan saama kokonaisarvosana oli 3,85 (3,75), asteikolla 1–5.
”Esitämme asiakkaille paljon yksityiskohtaisia kysymyksiä, joilla haemme tietoa konkreettisista asioista. Haluamme kuulla esimerkiksi, jos sisäolosuhteissa on puutteita eli tiloissa on vaikkapa vetoisuutta”, Koponen kertoo.
Myös toimitila-asioista päättävien asiakastyytyväisyys parani ja oli 3,72 (3,60). Nousua tapahtui kaikilla osa-alueilla, erityisesti tyytyväisyydessä Senaatin palveluihin. Niin päättäjät kuin kaikki tilankäyttäjät arvostavat eniten kiinteistön sijaintia ja toiseksi eniten Senaatin henkilöstön ammattitaitoa ja asiantuntemusta.
Senaatti analysoi asiakastyytyväisyystutkimustensa tulokset ja asettaa asiakaspäälliköille vuosittaiset tavoitteet asiakaskokemuksen kehittämiseksi.
Lue lisää: Asiakkaamme entistä tyytyväisempiä toimitiloihin ja yhteistyöhön
Lue lisää: Palveluiden keskiössä 70 000 valtionhallinnon työntekijää
Haluatko lukea uusimmat sisältömme ensimmäisten joukossa?
Senaatti-areenassa keskusteltiin hallitusohjelman mukaisesta julkisen sektorin tilaohjelmasta, jonka tavoitteena on tehostaa tilakustannuksia ja hakea ratkaisuja valtion, hyvinvointialueiden ja kuntien tilakysymyksiin. Senaatti-kiinteistöjen operatiivinen johtaja Tuomas Pusa valotti puheenvuorossaan valtion toimitilakustannuksista saatuja…
Aulapalvelu on olennainen osa monen kiinteistön jokapäiväistä toimintaa. Kiinteistöön tulija kohtaa aulapalvelun ensimmäisenä sisään astuessaan ja viimeisenä ulos lähtiessään. Hyvä aulapalvelu paitsi sujuvoittaa kiinteistön arkea myös auttaa rakentamaan ja pitämään…
Joensuun virastotalo osoitteessa Kauppakatu 40 saneerattiin kiireestä kantapäähän syksyn 2020 ja tammikuun 2023 välillä. Peruskorjauksen valmistuttua toiminta virastotalon yhteisessä palvelupisteessä ja yhteiskäyttöisissä toimistotiloissa otti ensi askeleensa 20. helmikuuta.
”Poikkeusoloihin varautuminen nousi keskeiseksi tavoitteeksi helmikuusta 2022 lähtien. Tuemme vahvasti asiakkaitamme muuttuneessa tilanteessa”, Senaatti-kiinteistöjen operatiivinen johtaja Tuomas Pusa kertoo.
Jasmin Johansson oli yksi Puolustuskiinteistöjen kesätyöntekijöistä ympäristöpalveluissa ja työskentelee luonnon monimuotoisuuden edistämiseksi.
Monipuolisia kesätyötehtäviä Senaatilla riittää — niin myös kaikenikäisiä ja taustaisia osaajia. Linda Liljeström on yksi heistä.
Homma hoidossa! Tikkakosken paikallisyksikössä kesätyöntekijä Silja Ukskoski huolehti rakennusten kunnossapitotoimenpiteiden kartoittamisesta kesän ajan. Silja kertoo nyt, millaisissa merkeissä hänen työntäyteinen kesänsä meni.
Kesäaikaan merellisessä Helsingissä veneilijöitä riittää. Merenkulun helpottamiseksi Puolustuskiinteistöillä kesän ajan työskennellyt Aleksi Pohjola on ollut varmistamassa, että alitus Hevossalmen sillalla sujuisi veneillä ongelmitta.
Saara Rönkä vietti kesän kesätyöntekijänä Puolustuskiinteistöjen Rissalan paikallisyksikössä.