GTK:n uusi työympäristö ja uudet työnteon tavat

Geologian tutkimuskeskuksen uusi strategia vaatii lisää yhteisöllisyyttä, mutta aluksi monitilaympäristöön siirtyminen epäilytti laitoksen henkilöstöä. Elinkeinoelämän tarpeita varten kallio- ja maaperää tutkiva laitos toimii kuudella eri paikkakunnalla, ja se päätti testata uudenlaisia tiloja ensin Kokkolassa.

Käytännön kokemusten keräämisen ja oppien saamisen jälkeen vuoroon tuli GTK:n päätoimipaikka Espoon Otaniemessä. Välimatkaa entisestä kiinteistöstä uusiin tiloihin Vuorimiehentie 5:een oli vain 400 metriä, mutta yhteisön toimintakulttuurin kannalta muutos on sitäkin suurempi.

Miten uudet tilat syntyivät ja miten ne vaikuttivat gtk:laisten arkeen? Tässä GTK:n henkilöstöjohtaja Helena Tammi, projektipäällikkönä toiminut lakimies Martti Heinonen sekä Arkkitehdit LSV:n osakas ja arkkitehti Tobias Tommila kertovat, mitä mieltä he ovat projektista:

GTK:n henkilöstöjohtaja Helena Tammi viihtyy Vuorimiehentiellä. Hän pitää tärkeänä, että työntekijät olivat tilojen muutoksessa aktiivisesti mukana.

Henkilöstöjohtaja Helena Tammi: ”Digitalisoituminen nopeutuu ja innovatiivisuus paranee”

”Uuden strategiamme myötä meille tuli tarve uudenlaisille tiloille ja yhteisöllisyyden lisäämiselle. Monitilaympäristöön siirtyminen kuitenkin herätti aluksi epäilyksiä työntekijöissämme. Päätimme tehdä ensimmäisen monitilaympäristön Kokkolan toimipisteeseemme, jossa henkilökuntaa on noin kolmekymmentä. He muuttivat uusiin tiloihin vuonna 2017, ja näin saimme kokemusta siitä, miten monitilaympäristö istuu työkulttuuriimme.

Kokkola-kokeilun jälkeen ymmärsimme, että kyse on työyhteisön toimintakulttuurin kokonaisvaltaisesta muutoksesta. Toimitiloilla voimme ohjata tekemistämme osallistavampaan suuntaan. Monitilaympäristössä myös digitalisoituminen nopeutuu ja työntekijöiden innovatiivisuudelle tulee tilaa. Esimerkiksi taukotiloissa tapaavien ihmisten keskusteluista voi syntyä uusia projekteja.

Työntekijät saavat valita työskentelytilansa, sillä niitä on Vuorimiehentien monitilaympäristössä useampia.

Kun aloitimme Vuorimiehentien tilojen suunnittelun, työntekijät olivat muutoksessa aktiivisesti mukana.  Kokosimme eri vastuualueista vajaan 30 hengen ryhmän edustamaan henkilöstöä, ja tämä joukko pääsi mukaan suunnittelemaan uusia tiloja. Heidän toiveitaan ja mielipiteitään suunnitelmista kuunneltiin tarkasti. Päätimme yhdessä panostaa esimerkiksi työpisteiden laatuun: pöydät ovat kunnon kokoisia ja tuoleissa on mukava istua. Projektin onnistumiseen vaikutti myös se, että johtommekin on sitoutunut uusiin työnteon tapoihin – kenelläkään ei ole tiloissa omaa merkittyä työpistettä.

Paras saamani palaute oli, kun yksi monitilaympäristöä vastustanut henkilö sanoi minulle kuukausi muuton jälkeen päättäneensä, että muutos voikin olla aika hauskaa – aluksi hän ei osannut kuvitella, että se voi olla myönteinen kokemus. Työntekijät ovat sanoneet myös, että uusista tiloista saa töihin lisää energiaa.

Siirrymme ehdottomasti muissakin toimipisteissämme monitilakonseptiin, ja seuraavana vuorossa on laboratorion toimistotilat. Loppujen toimipisteiden osalta aikataulut ovat vielä avoinna.”

Lukunurkkaus on rento paikka istahtaa alas hektisen päivän aikana (yläkuva). Muuton projektipäällikkö Martti Heinonen kertoo, että ennakkovalmisteluissa korostui aikataulutus (alakuva).

Muuton projektipäällikkö, lakimies Martti Heinonen: ”Varautunut suhtautuminen muuttui vuoden aikana”

”Muuttoprojektimme kesti puolisentoista vuotta, ja olin siinä projektipäällikön roolissa useimmissa palavereissa ja välitin tietoa eri osapuolille. Viestimme etenkin sähköpostitse, mutta myös kasvokkain keskustelu oli tärkeää, koska se antoi asioihin usein uusia näkökulmia.

Kokoustimme projektin aikana eri kokoonpanoilla. Olin mukana projektin ohjausryhmässä sekä projektinjohtourakan suunnittelupalavereissa. Lisäksi meillä oli sisäisiä kokouksia henkilöstön edustajien sekä yksittäisten vastuuhenkilöiden kanssa. Myös Senaatin kanssa teimme tiivistä yhteistyötä.

Henkilöstön työpajoissa suunnittelimme uusien tilojen sisustusta ja toiminnallisuutta sisustusarkkitehtien tekemien suunnitelmien pohjalta ja mietimme yhdessä muun muassa nimiä tuleville tilavyöhykkeille. Entisestä paikasta Betonimiehenkujalta oli Vuorimiehentielle lyhyt matka, mutta henkinen muutos oli suuri: siirryimme monitilaympäristöön, jossa kenelläkään ei ole omaa nimettyä työpistettä.

Pidimme henkilöstön tietoisena projektin eri vaiheista järjestämällä tiedotustilaisuuksia ja päivitimme säännöllisesti intranettiin muuttoa koskevaa informaatiota. Vuoden aikana oli palkitsevaa nähdä myös varautuneimpien työntekijöiden reaktioiden kehittyvän myönteisempään suuntaan.

Uudet tilat vilisevät yksityiskohtia ja erilaisia pintoja, kuten kiveä. Lattiamatto on akustinen ja helposti puhdistettava (yläkuva). Ennen työtiloihin astumista on hyvä kerrata säännöt, jotka löytyvät ovenpielestä (alakuva).

Senaatti tarjosi muuttovaiheessa käyttöömme uusien tilojen Muuton tuki -palvelua. Excel-taulukon avulla kävimme kokouksissa useamman kerran systemaattisesti läpi yli 300 kohtaa sisältävää muuton tehtävälistaa. Tarkistettavia asioita oli ICT-kytkennöistä keittiövälineisiin.

Projektia varten palkattu muuttokoordinaattori Marika Suominen työskenteli muuton parissa vuoden 2018 keväästä vuoden loppuun saakka, ja hän vastaa myös tulevasta laboratorion muutosta. Kokemuksemme mukaan isoa muuttoa ei kannatakaan yrittää tehdä vakituisella työvoimalla, sillä yksinomaan tiedottaminen, yhteydenpito, kontaktit henkilöstön kanssa ja intranetin päivittäminen vievät paljon aikaa.

Muuton ennakkovalmisteluissa korostui aikataulutuksen tärkeys: mitä tehdään ja missä vaiheessa. Porrastimme muuton niin, että koko henkilöstö ei muuttanut samalla kertaa vaan erissä. Testiryhmä kävi Vuorimiehentiellä jo etukäteen testaamassa esimerkiksi internet-yhteyksien ja työpisteiden toimivuuden.”

Aulassa tulijoita tervehtii drumliini, jääkauden muodostama pitkänomainen moreenista muodostuva maastonkohouma. Sisustussuunnittelussa oli mukana arkkitehti Tobias Tommila.

Arkkitehdit LSV:n osakas ja arkkitehti Tobias Tommila: ”Työntekijät, kokeilkaa tiloja ennakkoluulottomasti!”

”Saimme Geologian tutkimuskeskukselta toimeksiannon tehdä sisustussuunnitelma Vuorimiehentien tiloihin. Tutkimuskeskus oli meille tuttu jo entuudestaan, sillä suunnittelimme Kokkolan toimipisteen uudet tilat vuonna 2017. Aiemmin olemme suunnitelleet saman tyyppisiä ratkaisuja muun muassa Luonnonvarakeskukselle.

Nimensä mukaisesti monitilaympäristön tarkoitus on olla monipuolinen. Se ohjaa ihmisiä löytämään kulloiseenkin työskentelyyn parhaiten sopivan tilan. Meidän toiveemme on, että työntekijät kokeilisivat uusia tiloja ennakkoluulottomasti.

Saimme suunnitteluun pitkälti vapaat kädet ja teimme yhteistyötä hankkeen muiden osapuolien, erityisesti arkkitehti- ja pääsuunnittelusta vastanneen KVA Arkkitehtien sekä GTK:n kanssa. Geologian tutkimuskeskuksen henkilökunnan kanssa yhdessä ideoimme lähtökohdaksi, että työympäristön jokaisella alueella olisi erilaiset, geologiseen työhön liittyvät teemat: Suo, Vesi, Kaivos, Kallioperä ja Maaperä. Näitä teemoja on tuotu esille esimerkiksi seinä- ja lattiapintojen sekä kalusteiden värimaailmassa, lasiseinäteippauksissa sekä valokuvaseinien aiheissa. Kuvituksena on käytetty mahdollisuuksien mukaan kuvia GTK:n omista kokoelmista vuosikymmenten varrelta.

Historianurkkauksen seinällä on kivitauluja, joihin on kaiverrettu GTK:lle tärkeiden edesmenneiden henkilöiden nimiä.

Tilat sisustettiin pääosin uusilla kalusteilla, mutta hyödynsimme myös GTK:n entisten tilojen kalusteita. Esimerkiksi taukotilassa on historianurkkaus, jossa on sohva ja kaksi nojatuolia. Sohvaryhmä sai jatkoelämän uuden verhoilun ansiosta. Edellisestä toimipisteestä on hyödynnetty myös kivitauluja: niistä on tehty esimerkiksi pöytätasoja.

Käytimme materiaaleja monipuolisesti. Lattiamatot ovat akustisesti hyvälaatuisia ja helposti puhdistettavia. Seinissä on valokuvapintojen lisäksi rappausta, maalausta, erilaisia puupintoja ja akustiikkalevyjä sekä lasiseinissä kuvioteippauksia.”