Uusia työtapoja ja tehokkaampia neliöitä Pasilan virastokeskuksessa
4 min
Liikennevirasto tehosti tilankäyttöään ja halusi kokeilla uusia työn tekemisen tapoja Pasilan virastokeskuksessa. Maahanmuuttovirasto (Migri) puolestaan etsi uusia tiloja. Tullilta jäi tyhjäksi kerroksellinen lähes upouutta monitilatoimistoa, kun satakunta sen työntekijää siirtyi Verohallintoon. Kuinka Liikenneviraston, Tullin ja Migrin tilatarpeet saatiin ratkaistua kerralla?
”Valtionhallinnossa toimintoja ja henkilöstöä voi siirtyä nopeastikin virastosta toiseen. Samaan aikaan valtion toimitilastrategia edellyttää tilankäytön tehostamista ja pyrkimistä kohti nykyaikaisempia työnteon tapoja tukevia työympäristöjä. Meidän tehtävämme Senaatissa on yhtä aikaa huolehtia sekä valtion kokonaisedusta että auttaa virastoja onnistumaan omissa tavoitteissaan”, Senaatti-kiinteistöjen asiakaspäällikkö Karin Hukkanen selvittää.
Tässä tapauksessa kolmen viraston erilaisista tarpeista syntynyt palapeli ratkottiin niin, että Liikennevirasto otti käyttöönsä Pasilan virastokeskuksen 6. kerroksessa Tullilta vapautuneen, omien tilojensa vieressä sijainneen 2 500 neliömetrin monitilaympäristön. Liikennevirastolta tyhjiksi jääneisiin 4 700 neliömetriin suunniteltiin tilaratkaisu Migrille.
”Tämä oli meidän kannaltamme paras mahdollinen vaihtoehto, sillä se ei häirinnyt toimintaamme lainkaan. Pääsimme muuttamaan valmiiksi kalustettuihin tiloihin, joihin ei tarvinnut tehdä mitään muutoksia. Kaikissa muissa pöydällä olleissa malleissa olisimme joutuneet tekemään remontteja ja siirtymään muutostöiden alta väistötiloihin”, Liikenneviraston hallintojohtaja Hannu Mäkikangas kiittelee.
Liikennevirastossa tilankäytön tehostamiseen oli valmistauduttu useamman vuoden ajan selvittämällä muun muassa tilojen käyttöasteita ja kyselemällä henkilöstön mielipiteitä. Ennen muutosta Liikennevirastolla oli käytössään Pasilan virastokeskuksessa reilu 16 000 neliömetriä seitsemässä kerroksessa. Lähes kaikilla liviläisillä oli oma huone – muutaman vuoden takaisen remontin jäljiltä tosin lasiseinäinen sellainen. Ajatus siirtymisestä huoneettomaan monitilaympäristöön jakoikin liviläisten mielipiteitä vahvasti.
”Osalla porukasta oli huonoja kokemuksia avokonttorista edellisistä työpaikoistaan tai ajalta, jolloin jouduimme väistämään omien tilojemme remonttia isoon akustiikaltaan huonoon avotilaan. Sieltä minäkin palasin ilolla omaan huoneeseen”, Hannu Mäkikangas kertoo.
”Monitilaympäristö kärsii avokonttorin huonosta maineesta – ensimmäinen mielikuva on usein valtava persoonaton halli, jossa ihmiset kyhjöttävät sermien ympäröimissä työpisteissään. Monitilaympäristön ideahan on päinvastoin tukea ihmisten erilaisia rooleja ja työn tarpeita tarjoamalla kuhunkin tilanteeseen sopiva tila”, Karin Hukkanen komppaa.
Muutos etenee vaiheittain
Liikenneviraston monitilaympäristöä
Monitilaympäristöön muutti 150 liviläistä eli yli kolmannes Pasilassa työskentelevästä väestä. Liviläisten toiveiden mukaisesti myös monitilaympäristössä säilytettiin henkilökohtaiset työpisteet säilytyskaappeineen. Virastossa käytetään edelleen paljon paperia esimerkiksi suunnittelutyössä.
”Meillä on erittäin liikkuva henkilökunta, joka reissaa niin kotimaan työmailla kuin monissa yhteistyöfoorumeissa ulkomailla. Siksi olemmekin kehittäneet organisaatiokulttuuriamme ajasta ja paikasta riippumattoman työskentelyn suuntaan. Se on ideologisesti lähellä monitilaympäristöä, jossa vallitsee valinnanvapaus. Vielä emme kuitenkaan ole niin pitkällä, että olisimme olleet valmiita siirtymään nimeämättömiin paikkoihin”, Hannu Mäkikangas kertoo.
”Usein nämä muutokset etenevät vaiheittain. Esimerkiksi täältä muuttaneet Tullin ihmiset siirtyivät tilaan, jossa ei enää ole omia työpisteitä. Monitilaympäristö toimii parhaiten silloin, kun työntekijä ei ole sidottu omaan työpisteeseen vaan voi täysin vapaasti valita sopivimman paikan työskennellä: olla ihmisten keskellä tai sitten vetäytyä tilaan, jossa varmasti pystyy keskittymään ilman häiriöitä. Silloin myös tiloista saadaan parhaat puolet irti”, Karin Hukkanen sanoo.
Yhteisöllisyys nousee ykkösasiaksi
Lounge-kahvila soveltuu monenlaiseen toimintaan
Uusi monitilaympäristö ei ole muutamassa kuukaudessa vielä vakuuttanut kaikkia sinne muuttaneita liviläisiä, mutta yksi paikka uudessa toimistossa on voittanut kaikki puolelleen. Se on koko kerroksen yhteinen lounge-tyyppinen kahvila, johon voi tulla kahville, syömään lounasta, vaihtamaan kuulumisia tai pitämään tehokasta palaveria.
”Tuolla seinän takana vanhoissa tiloissamme vähän joka osastolla on omat taukokeittiönsä omissa nurkissaan. Täällä ihmiset kohtaavat toisiaan aivan sattumalta, ja lakimiehet ja insinöörit ovat alkaneet istua samoissa pöydissä. Uskon, että yhteisöllisyyden luominen onkin yksi fyysisten toimitilojen tärkeimmistä tehtävistä tulevaisuudessa”, Hannu Mäkikangas pohtii.
”Minäkin uskon, että yhteisöllisyyden merkitys tulee jatkossa vain korostumaan. Siinä on kysymys koko työkulttuurin uudistumisesta, jonka yksi osa fyysinen tila on. On todennäköistä, että jossakin vaiheessa meillä tulee olemaan valtion yhteisiä tiloja, joissa kuka vain virkamies voi työskennellä. Silloin merkityksellistä ei ole pelkästään oma virasto, vaan se, missä verkostoissa toimii”, Karin Hukkanen visioi.
Liikennevirasto
Liikennevirasto on liikenne- ja viestintäministeriön hallinnonalalle kuuluva asiantuntijaorganisaatio, joka vastaa Suomen teistä, rautateistä ja vesiväylistä sekä liikennejärjestelmän kehittämisestä.
Liikennevirastossa työskentelee noin 650 asiantuntijaa ja välillisesti se työllistää 12 000 ihmistä. Helsingin Pasilan lisäksi Liikennevirastolla on toimipisteitä Lappeenrannassa, Turussa, Tampereella, Oulussa, Kouvolassa ja Vaasassa.
Pasilan virastokeskus
Pasilan virastokeskus on neljän korttelin alueelle Helsingin Itä-Pasilassa levittäytyvä valtion virastotalo, jota hallinnoi Senaatti-kiinteistöt. Vuonna 1982 valmistuneen rakennuksen suunnitteli arkkitehtitoimisto Castrén–Jauhiainen–Nuuttila.
Rakennuksessa on kahdeksan maanpäällistä ja neljä maanalaista kerrosta. Rakennuksen itä–länsi-suuntaiseen pääosaan liittyy kuusi siipeä. Virastokeskus on suunniteltu 2 500 työntekijälle ja sen kerrosala on 71 000 neliömetriä.
Jaa somessa
Jaa uutinen
Haluatko lukea uusimmat sisältömme ensimmäisten joukossa?
