Senaatti-kiinteistöjen palvelupyyntöjärjestelmän (Helppi) rekisteriseloste
1. Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot
Senaatti-kiinteistöt, Lintulahdenkatu 5 A, PL 237, 00531 Helsinki
Puolustuskiinteistöt, Isoympyräkatu 10, PL 1, 49401 Hamina
Sähköposti: kirjaamo(at)senaatti.fi, kirjaamo(at)puolustuskiinteistot.fi
Puhelin: +358 294 833 203
Tietosuojavastaava Petri Konttinen, etunimi.sukunimi(at)senaatti.fi
2. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus (rekisterin käyttötarkoitus) ja käsittelyn oikeusperuste
Järjestelmää käytetään Senaatti-kiinteistöjen ja Puolustuskiinteistöjen sisäisten ja ulkoisten turvallisuuspalveluihin liittyvien palvelupyyntöjen vastaanottoon ja käsittelyyn, sekä Senaatti-kiinteistöjen ja Puolustuskiinteistöjen Arkki (asianhallintajärjestelmä) -järjestelmän sisäisten palvelupyyntöjen vastaanottoon ja käsittelyyn.
Senaatti-kiinteistöt ja Puolustuskiinteistöt toimivat yhteisrekisterinpitäjinä (GDPR artikla 26).
Senaatti-kiinteistöistä ja Puolustuskiinteistöistä annetun lain (1018/2020) 2.1 §:n mukaan: ”Senaatti-konsernin liikelaitosten tehtävänä on toimia kiinteistö- ja toimitilaliiketoiminnan toimialalla tuottaen valtion tarpeisiin kiinteistö- ja tilapalveluita, tilajohtamisen ja -hallinnon palveluita, tilojen
hankintaan, hallinnointiin ja luovuttamiseen liittyviä palveluita ja näihin välittömästi liittyviä muita palveluja palvelusopimusten perusteella liikelaitoslain 2 §:ssä tarkoitetuille asiakkaille. Lisäksi liikelaitosten tehtävänä on huolehtia hallinnassaan olevasta valtion kiinteistövarallisuudesta, sen hoidosta ja hallinnosta sekä tarvittaessa valtion kiinteistövarallisuuden ja siihen liittyvän muun omaisuuden luovuttamisesta, hankinnasta, hoidosta ja hallinnosta.”
Käsittely on tarpeen rekisterinpitäjien yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi (GDPR artikla 6.1e).
3. Rekisterin tietosisältö ja henkilötietoryhmät
Järjestelmään tallennetaan palvelupyyntöjä jättävien ja niitä käsittelevien henkilöiden tietoja. Henkilöt voivat olla rekisterinpitäjien asiakkaiden, palveluntuottajien sekä Senaatti-konsernin työntekijöitä.
Asiakkaiden ja palveluntuottajien henkilöiden palvelupyynnön jättäneistä tallennetaan käyttäjäprofiili: etunimi, sukunimi, puhelin, sähköposti, organisaatio ja sen sijainti.
Senaatti-konsernin henkilöiden käyttäjäprofiili tallennetaan rekisterinpitäjän toimesta keskitetysti: etunimi, sukunimi, puhelin, sähköposti, organisaatio ja sen sijainti, esimies.
Senaattilaisilla pääkäyttäjillä (4 hlö), sekä palvelupyyntöjen käsittelijöillä (kymmeniä) on Helppi-järjestelmään tunnus. Tunnukseen liitetään seuraavat henkilötiedot: nimi, puhelin, sähköposti, organisaatio ja sen sijainti, esimies.
Myös palvelupyynnön vapaassa tekstissä voi olla henkilötietoja.
4. Säännönmukaiset tietolähteet
Palvelupyynnön voi jättää järjestelmään Helppi-portaalin kautta tai sähköpostilla. Henkilöt jättävät itse palvelupyynnön, tai toisen henkilön puolesta. Pyyntö voidaan jättää myös puhelimitse, jolloin Senaatin käsittelijä kirjaa tiedot järjestelmään.
Henkilön käyttäjäprofiili tallennetaan järjestelmään, kun palvelupyynnön käsittelijä lisää henkilölle oikeuden kirjautua Helppiin. Tunnistautuminen tapahtuu Helppi-portaalissa hyödyntäen Senaatin IAM-palvelua.
Senaattilaisten ja Puolustuskiinteistöjen käyttäjäprofiilit luodaan keskitetysti rekisterinpitäjän toimesta, samoin kuin pääkäyttäjien ja palvelupyyntöjen käsittelijöiden tunnukset.
5. Henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät
Henkilötiedot ovat nähtävissä järjestelmän pääkäyttäjille ja muille palvelupyyntöjen käsittelijöille (Senaatti-konsernin työntekijät) palvelun tuottamisen tarkoituksessa. Portaalin käyttäjät voivat nähdä omat palvelupyynnöt.
Senaatin ICT-palveluntuottajilla (konesalipalvelut ja järjestelmän tukipalvelut) on pääsy tietoihin teknisten ylläpitotehtävin toteuttamiseksi.
6. Tietojen siirto kolmansiin maihin EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, tiedot käytettävistä suojaustoimista ja keinot saada kopio tai tieto niiden sisällöstä
Tietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen, eikä Suomen ulkopuolelle.
7. Rekisterin suojauksen periaatteet
Järjestelmässä olevat tiedot on suojattu tietokannassa palomuurilla ja muilla teknisillä keinoilla.
Pääkäyttäjillä ja palvelupyyntöjen käsittelijöillä on pääsy kaikkiin henkilötietoihin ja palvelupyyntöihin.
8. Tietojen säilytysaika ja sen määräytymiskriteerit
Henkilötiedot (käyttäjäprofiili ja -tunnus) poistetaan järjestelmästä, kun käyttäjä tai käyttäjäorganisaatio ilmoittaa, että henkilö ei enää toimi järjestelmän käyttäjänä. Organisaatio poistaa IAM-tunnuksen, jonka jälkeen henkilö ei voi kirjautua järjestelmään. Helpissä olevat käyttäjäprofiilit ja -tunnukset voidaan poistaa manuaalisesti kun saadaan ilmoitus tarpeesta poistaa tiedot.
9. Rekisteröityjen oikeudet
Rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet, joita hän voi käyttää tietosuoja-asetuksen III luvun säännösten mukaisesti
- Oikeus saada pääsy henkilötietoihin (oikeus saada tieto itseään koskevasta käsittelystä)
- Oikeus tietojen oikaisemiseen
- Oikeus tietojen poistamiseen
- Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
- Vastustamisoikeus, mukaan lukien oikeus vastustaa suoramarkkinointia
- Oikeus olla joutumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi.
Rekisterinpitäjän on toimitettava rekisteröidylle tiedot toimenpiteistä, joihin on ryhdytty artikla 15–22 nojalla tehdyn pyynnön johdosta ilman aiheetonta viivytystä ja joka tapauksessa kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyyntöjen monimutkaisuus ja määrä. Rekisterinpitäjän on ilmoitettava rekisteröidylle tällaisesta mahdollisesta jatkamisesta kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta sekä viivästymisen syyt. Jos rekisteröity esittää pyynnön sähköisesti, tiedot on toimitettava sähköisesti mahdollisuuksien mukaan, paitsi jos rekisteröity toisin pyytää (GDPR artikla 12.3).
Rekisteröidyllä on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle. Suomessa asianomainen valvontaviranomainen on tietosuojavaltuutettu, jonka yhteystiedot löytyvät verkko-osoitteesta: www.tietosuoja.fi