När Päivi Lahe började på utrikesministeriet för 45 år sedan stirrade porträtt av allvetande män på henne från väggarna på ministeriet vid Riddargatan i Helsingfors, och dresskoden var sträng. Mycket har förändrats sedan dess.
Adressen var inpräntad i minnet: Utrikesministeriet, Riddargatan 2, andra våningen. Dit styrde unga Päivi Lehtonen stegen på sin första arbetsdag 1972. I arbetsintervjun hade hon fått svara på frågor om maskinskrivningshastighet och serviceinställning. Dessa färdigheter hade den 21 år gamla studenten hunnit praktisera i sitt tidigare arbete på Gasverkets central.
”Jag hade lärt mig att svara i telefon ’Kaasu Gas’, vara vänlig och ta reda på sådant som jag inte kände till. Då insåg jag ännu inte att dessa färdigheter skulle vara väsentliga för hela min arbetskarriär.”
En bekant tipsade om arbetsplatsen på ministeriet. I dag skulle det inte fungera, konstaterar Päivi Lahe nu när hon sitter i sitt arbetsrum som ledningens sekreterare och tänker tillbaka på sin karriär.
”Sökprocessen till utrikesministeriets alla uppgifter omfattar i dag flera steg och kraven är hårda.”
På sin första arbetsdag delade Päivi Lehtonen, som anställts som kontorsbiträde, rum med en sekreterare. På bordet låg en hög med kalkerpapper och en promemorialunta som någon skrivit med otydlig handstil.
”Det var bara att placera händerna på Remingtons tangentbord och sätta i gång. I början stirrade jag alltid med fasa på den svarta bakelittelefonen. Måste jag svara i den? Bara att lyfta luren kändes tungt. Chefens råd ekade i huvudet: ”Svara ’Politiska avdelningen, Lehtonen’.”
Mycket har förändrats sedan dess.
”En dag betraktade jag människorna som satt vid sina datorer och tänkte att i dag gör även cheferna själva sina Powerpoint-presentationer. Jag har inte på länge skrivit promemorior, men kopior tar jag fortfarande.”
På 1970-talet fanns det lite introduktion i arbetet. Päivi Lahe minns att revisor Eila Hukkinen klappade henne med kartpinnen på huvudet på grundkursen för kanslipersonalen och sade: ”Fröken Lehtonen, kom ihåg: debet och kredit.”
”Jag vande mig genast. Jag är bra på att anpassa mig, inte ändra på saker och ting. Dessutom var livet roligt och klart på den tiden. Finland växte och utvecklades. Allt var enkelt då det fanns öst och väst och Sovjetunionen var granne.”
Under ministeriets nästan hundra år långa historia har mycket förändrats i både samhället och statsförvaltningen. Ledarskapet, arbetsmetoderna, arbetsredskapen och lokalerna utvecklas hela tiden.
”En sekreterares viktigaste egenskap är fortfarande att ana hur chefen vill att saker och ting ska skötas. Det felet har jag inte gjort att jag skulle ha identifierat mig med min chef. Då skulle utvecklingen och skötseln av ärenden ha stannat.”
På 1970-talet var Päivi Lahes ställning i hierarkin på den politiska avdelningen vid utrikesförvaltningen klar. Det fanns de som menade att unga kvinnliga sekreterare ville jobba på utrikesministeriet för att hitta en framgångsrik man.
”Jag hittade min man på helt annat håll. Men visst var en sekreterares roll ganska begränsad. Vi var på sätt och vis osynliga. Jag har följt principen att arbetet är väl utfört när det varken syns eller hörs. Det har alltid passat mig.”
När Päivi Lahe läser biografier om diplomater stöter hon sällan på referenser till sekreterararbete.
”I den här arbetsmiljön är det förståeligt. Här var det diplomaterna som var viktiga. Att nia var självklart, och man började ofta ett samtal med att säga herr statssekreterare eller herr avdelningschef. Jag har dock aldrig upplevt att mitt arbete skulle ha ringaktats. Eftersom jag har älskat mitt arbete, har antagligen också andra lagt märke till det.”
Disciplinen var sträng på 1970-talet. Statssekreterarens sekreterare Leila Warres instruerade sina kolleger i hur de skulle klä sig. Byxdräkt var förbjuden, minns Päivi Lahe.
”Ibland var det lite väl petigt. Även på sommaren skulle vi ha strumpbyxor, och kjolen fick absolut inte vara för kort. När byxdräkt – jag menar en snygg jacka och byxor – äntligen accepterades beställde jag en till sommaren och en till vintern av en sömmerska.”
När Päivi Lahe för femton år sedan läste personaldirektörens anvisningar för sommarvikariernas klädsel på utrikesministeriet började hon le för sig själv.
”Där rekommenderades att man inte skulle använda magtröja och jeans på arbetsplatsen.”
År 1989 flyttade utrikesministeriet från Riddargatan till Sjöekipaget på Skatudden i Helsingfors. Då arbetade Päivi Lahe på statsministerns kansli, men våren 1990 återvände hon till politiska avdelningen vid ministeriet.
”Jag trivdes mycket bra på Riddargatan. Jag kommer mycket bra ihåg damtoan på Riddargatan. Alla hade där ett eget fack för personliga saker. Av någon orsak var detta lilla förråd mycket intimt och viktigt bland all värdighet på ministeriet.”
Men Päivi Lahe blev hemmastadd också på Sjöekipaget. En ännu större förändring var dock datateknikens utveckling.
”Jag kommer aldrig att glömma när jag första gången skickade e-post. Jag gjorde det med All-in-one-datorn.”
Ur dagens perspektiv var arbetslivet besvärligt före e-post, videosamtal och Skype. Endast ett begränsat antal samtal fick ringas till ambassaderna, telegram skickades via meddelandecentralen och breven tog tid. Att renskriva oändliga handskrivna promemorior krävde detektivkunskaper. På sin tid var det ett stort framsteg när en av Päivi Lahes chefer började använda diktafon.
”Ibland inser jag att jag varit väldigt länge i det här huset. Nu talas det om pappersfritt kontor, men jag minns fortfarande statens fina papper med vattenstämpeln ’Jyväskylä’ eller ännu finare ’Tervakoski’. Och de vackra rivna pappren med kuvert!”
Päivi Lahe har med intresse följt med kommunikationsavdelningens arbete i den aktivitetsbaserade miljön. Medarbetarna har varit eld och lågor över ändringen.
”För vår del är ändringen på kommande. Jag kommer dock inte att få uppleva den, eftersom jag går i pension 2018.”
LÄS OCKSÅ
Kontorens evolution – så här förvandlades kontorsrummet till en hub
Idealen, teknologin, ekonomin och samhällets brytningsskeden har inte bara förändrat arbetslivet utan också lokalerna där vi arbetar. Chefen för Senatfastigheters arbetsmiljöenhet Reetta Ripatti-Jokela berättar hur kontoren har utvecklats under några hundra år.
Utrikesministeriets alla aktiviteter flyttas 2022 till Sjöekipaget på Skatudden i Helsingfors. Före det totalrenoverar Senatfastigheter byggnaden som ritats av Carl Ludvig Engel till en modern aktivitetsbaserad miljö.
Efter att utrikesministeriets alla aktiviteter flyttat under samma tak säljer Senatfastigheter gamla myntverket från 1864 och Meripaja från 1993. Även dessa byggnader finns på Skatudden.
Under grundrenoveringen arbetar en del av utrikesministeriets personal i nyligen renoverade lokaler vid Kyrkogatan 12. Lokalerna används främst av inrikesministeriet.
Receptionstjänsten är en väsentlig del av många fastigheters dagliga verksamhet. Den som kommer till en fastighet möter receptionstjänsten först när hen går in och sist när hen går ut. En…
”Förberedelser inför exceptionella omständigheter blev ett centralt mål från och med februari 2022. Vi stöder starkt våra kunder i den förändrade situationen", säger Tuomas Pusa, operativ direktör på Senatfastigheter.
I den här artikeln berättar vi om vitt byggnadsdamm, grått rumsdamm och de medel som används vid städning, så att solljuset inte avslöjar tjocka dammoln.
När två eller flera ämbetsverk sammanförs, vad händer då? En gemensam arbetsmiljö. Varför görs de och vilken nytta ger de? Kundchefen för Senatfastigheter Karin Hukkanen och chefen för kundrelationsgruppen Ari…
De gemensamma lokalerna väckte till en början tvivel i ämbetshuset i Borgå, men nu känner skattetjänstemän och lantmätare redan stolthet och glädje över sina moderna arbetslokaler. Skattebyråns Pirjo Vainio och…
Lantmäteriverket och Skatteförvaltningen är smidiga föregångare inom statsförvaltningen – i båda ämbetsverkens lokalstrategier inskrevs nya arbetssätt och allaktivitetsmiljöer redan för nästan tio år sedan. Nu arbetar 95 anställda vid ämbetsverken…
Senatfastigheter har minskat sina miljökonsekvenser under flera år, till exempel genom att minska energiutsläppen från sina fastigheter med över 70 procent. Den pågående förändringen inom arbetssätten – övergången till distansarbete…
Vem ansvarar för inomhusluften, tar man oron på allvar, har vi särskilt många problem? Anne Korpi, specialsakkunnig på inomhusförhållanden hos Senatfastigheter, besvarar frågor och ger råd om hur man ska…
Under coronapandemin förvandlades många hem till ett kontor. Senatfastigheters inneluftsexperter ger fem tips som det lönar sig att beakta när man arbetar på distans.