Klivet från kontor med egna rum till kontor utan fasta platser

Personalen vid Riksåklagarämbetet var med från början och planerade sin nya arbetsmiljö. Den utgick från den pågående omorganiseringen och verksamhetsförnyelsen inom åklagarväsendet.

– Förändringen innebär inte bara att vi flyttar från en fysisk plats till en annan. Vi är inne i en omställning där det finns mycket som vi själva kan påverka. Vi behärskar vårt arbete och vet vilka utmaningar som väntar bakom hörnet, säger statsåklagare Christer Lundström.

Tanken på att ge upp det egna rummet gjorde många betänksamma i startskedet av projektet. Skulle de få någon arbetsro i en aktivitetsbaserat arbetsplats? Men efterhand blev medarbetarna mer och mer entusiastiska över den nya lokalen. De fick rent konkret planera arbetsmiljön och de aktiviteter som skulle utföras där, inredningen och möbleringen.

– Ledningen har stött det nya arbetsmiljökonceptet genom att själva föregå med gott exempel. Det har bidragit till att projektet lyckats, menar Henrika Räsänen, chefssakkunnig och den som lett projektet.

Arbetsstationer för olika behov

För att Riksåklagarämbetet skulle uppnå största möjliga effekt med det nya aktivitetsbaserade arbetsplatsen så beslöt man att ta ett rejält kliv framåt och avskaffa de fasta platserna.

– Det tog tid att låta tanken mogna. Vi insåg att vi skulle ha blivit tvungna att göra en rad kompromisser om det dagliga arbetet ifall vi hade valt fasta platser, förklarar Christer Lundström.

Nu har man inrättat en tyst avdelning på kontoret och samtal är tillåtna i en del av kontorslandskapet. Medarbetarna kan välja arbetsstation efter uppgift eller humör. De kan ha behov av att arbeta koncentrerat eller prata med en kollega. Dessutom kan de dra sig tillbaka till mindre rum för arbete som kräver avskildhet.

Christer Lundström har arbetat på kontor med egna rum i närmare 40 år. I dag skulle han inte vilja ha ett eget kontorsrum.

Jag trivs utmärkt i vår aktivitetsbaserade arbetsplats. Det är inget problem för mig att byta plats varje dag. På morgonen plockar jag fram de papper som kommer att behövas under dagen. Medan datorn startar upp passar jag på och ställer in stolen och arbetsbordet.

Bra planering stärkte vi-anda

Det har gått någon tid sedan inflyttningen och medarbetarna behöver ännu tid att anpassa sig till den nya miljön och det nya sättet att arbeta. Men allt har gått relativt smärtfritt och det har man de olika arbetsgrupperna och en noggrann projektering att tacka för. Henrika Räsänen säger att bitarna har fallit på plats och att det har gått mycket bättre än hon kunnat föreställa sig.

– Jag ser vårt arbetsmiljöprojekt som en gemensam resa. Som ett projekt i projektet har vi också utvecklat vi-andan under resans gång. Det är roligt att alla deltog så aktivt i våra planeringsgrupper och i olika möten och evenemang för personalen. Dessutom har det gett oss verktyg för arbetsmiljöledning inom hela åklagarväsendet.

En visuellt tilltalande miljö och bra inomhusluft är viktigt med tanke på trivseln på ett nytt kontor, tycker Henrika Räsänen. Hon gläder sig särskilt över att det är en aktivitetsbaserad arbetsplats i ordets rätta bemärkelse.

– Men faktum är att klivet från gammalt till nytt har varit stort och för en del av oss bjuder det fortfarande på utmaningar. En del av dokumenten är fortfarande i pappersform och det kräver vissa speciallösningar. Men förr eller senare kommer digitaliseringen att ta över och där finns det en stor utvecklingspotential för verksamheten.

Ingen oroar sig längre över att arbetsron ska bli lidande. Ljudnivån på ämbetsverket är låg. Reaktionerna har övervägande varit positiva. Det har redan skapats en ny arbetskultur med fler spontana samtal. Expressmöten och snabba sammankomster är lätta att ordna.

– Jag är glad och stolt över att vi vågade gå in för en lösning där platserna inte är knutna till vissa medarbetare. Här ligger åklagarväsendet steget före de andra myndigheterna under Justitieministeriet, påpekar Henrika Räsänen.

Projekt i Fågelviksgränden 4

Riksåklagagarämbetet flyttade från ett konventionellt kontor till en aktivitetsbaserad arbetsplats i slutet av februari. Yteffektivitet i kontoret förbättrades från 26 till 16 kvadratmeter per person. Det nya kontoret har planerats så att det ska stärka den reviderade organisationen för ämbetsverket.

Åklagarakademin vid Riksåklagarämbetet erbjuder utbildning och tjänster inom kompetensutveckling för åklagarväsendet. När kurslokalerna är lediga kan de användas som konferensrum och arbetsstationer.

Senatfastigheters tjänster för lokalsökning och förändringsledarskap har utnyttjats i projektet.