I Geologiska forskningscentralens nya strategi efterlyses mer samhörighet och vi-anda, men till en början hade personalen vissa reservationer kring det aktivitetsbaserade kontoret. GTK bedriver geologisk, geofysisk och geokemisk forskning för näringslivets behov och har verksamhet på sex olika orter i Finland. Karleby var först ute med att testa de nya utrymmena.
Efter att man samlat in praktiska erfarenheter och idéer stod GTK:s huvudsäte i Otnäs i Esbo i tur. Avståndet från den gamla fastigheten till de nya lokalerna på Bergsmansvägen 5 var endast 400 meter, men förändringen i arbetsgemenskapens verksamhetskultur var desto större.
Hur kom de nya lokalerna till och hur har de påverkat vardagen? GTK:s personalchef Helena Tammi, jurist Martti Heinonen som fungerade som projektchef samt arkitekt och delägare i Arkkitehdit LSV Tobias Tommila berättar hur de har uppfattat projektet:
GTK:s personalchef Helena Tammi trivs på Bergsmansvägen. Hon anser det viktigt att de anställda aktivt deltar i förändringsprocessen.
Personalchef Helena Tammi: ”Digitaliseringen går allt snabbare och innovationsförmågan stärks”
”I och med vår nya strategi behövde vi nya utrymmen och bättre förutsättningar för samhörighet och vi-anda i arbetsgemenskapen. Övergången till ett aktivitetsbaserat kontor gav inledningsvis upphov till tvivel hos våra anställda. Vi beslöt att lansera det aktivitetsbaserade kontoret i vår enhet i Karleby med cirka 30 anställda. De flyttade in i nya lokaler 2017, och vi fick erfarenhet av hur den här typen av arbetsmiljö lämpar sig för oss.
Efter det första försöket i Karleby förstod vi att det handlar om en total förändring i arbetsgemenskapens verksamhetssätt. De nya lokalerna ger oss möjlighet att styra arbete mot ett mer delaktighetsskapande och sammanhållet perspektiv. I det aktivitetsbaserade kontoret går även digitaliseringen allt snabbare och medarbetarnas innovationsförmåga stärks. Nya projekt kan uppstå när människor möts och utbyter tankar till exempel i fikarummet.
Personalen får välja var de vill sitta och jobba. I det aktivitetsbaserade kontoret på Bergsmansvägen finns det många alternativ att välja mellan.
När vi inledde planeringen av våra lokaler på Bergmansvägen, var våra anställda aktivt involverade i förändringsprocessen. Vi samlade ett gäng på knappt 30 personer från olika ansvarsområden som fick agera som personalens representanter och rent konkret delta i planeringsarbetet. De kom med egna önskemål och idéer som beaktades i processen. Vi ville till exempel satsa på kvaliteten på våra arbetsställen: att borden är tillräckligt stora och stolarna bekväma att sitta på. Projektet blev en framgång, delvis tack vare vår ledning som också är engagerad i det nya sättet att jobba. Ingen har ett eget bord eller rum i de nya lokalerna.
Den bästa responsen var när en medarbetare som i början var emot förändringen kom fram till mig och sade cirka en månad efter flytten att hen bestämt sig att en förändring kan medföra något positivt som man i början inte ha kunnat föreställa sig. Många har också konstaterat att den nya miljön ger dem extra energi i arbetet.
Vi kommer absolut att följa samma koncept även i våra övriga enheter, näst i tur står kontorslokalerna vid laboratoriet. För de övriga lokalernas del är tidtabellen ännu öppen.”
Läshörnan är en avslappnad plats att slå sig ner i under en hektisk dag (övre bild). Martti Heinonen, projektchef för flyttprojektet, säger att schemaläggning betonades i förberedelserna (nedre bild).
Jurist och projektchef för flyttprojektet Martti Heinonen: ”Avvaktande attityder gav vika”
”Projektet pågick i ett och ett halvt år. I egenskap av projektchef deltog jag i de flesta möten och förmedlade information till olika parter. Vi kommunicerade i synnerhet per e-mail, men det var också viktigt att träffas och diskutera öga mot öga, eftersom det gav oss möjlighet att se saker och ting ur nya vinklar.
Vi höll möten med olika människor. Jag var med i projektets styrgrupp och deltog i planeringsmöten i anslutning till projektledningsentreprenaden. Dessutom hade vi interna möten med personalens representanter samt med enskilda ansvarspersoner. Vi jobbade också tätt ihop med Senatfastigheter.
I grupparbeten med personalen planerade vi inredningen och funktionaliteten av de nya lokalerna utifrån inredningsarkitekternas planer och funderade bland annat namn på de nya miljöerna. Vägen från det gamla stället på Betongblandargränden till Bergsmansvägen var kort, men mentalt var det ett stort kliv: vi övergick ju till ett aktivitetsbaserat kontor och övergav bestämda arbetsbord.
Personalen var hela tiden medveten om projektets olika faser. Vi ordnade informationsmöten och uppdaterade regelbundet informationen på vårt intranät. Under årets gång var det belönande att se hur även de som förhållit sig mer avvaktande till projektet blev mer positiva.
De nya lokalerna vimlar av detaljer och olika ytor, till exempel sten. Golvmattan är akustisk och lätt att rengöra (övre bild). Innan man går in i kontorslokalen är det bra att bekanta sig med reglerna på dörren (nedre bild).
I flyttskedet fick vi använda oss av Senatfastigheters tjänst Stöd i flytten. Med hjälp av en Excel-tabell gick vi på våra möten flera gånger systematiskt igenom att-göra-listan med över 300 punkter – allt från ICT-kopplingar till köksredskap som man skulle komma ihåg inför flytten.
Flyttkoordinatorn Marika Suominen anställdes för projektet och jobbade från våren 2018 till årets slut. Hon är också ansvarig för den kommande flytten av laboratoriet. Vi menar att det inte lönar sig att genomföra en flytt med ordinarie anställda, eftersom informationen, kommunikationen, kontakterna med personalen och uppdateringen av intranätet tar en hel del tid i anspråk.
”Vikten av schemaläggning framhävdes i förberedelserna: vad som ska göras och i vilket skede. Vi delade flytten upp i etapper så att hela personalen inte flyttade på samma gång utan i olika omgångar. Testgruppen besökte Bergsmansvägen redan i förväg och testade till exempel internet-förbindelserna och arbetsställena så att allt fungerade enligt planen.”
I foajén möts man av en drumlin, en avlång markformation av morän som skapades när inlandsisen drog fram under istiden. Arkitekt Tobias Tommila bidrog till designen av interiören.
Arkitekt och delägare i Arkkitehdit LSV Tobias Tommila: ”Anställda, testa er fram fördomsfritt!”
”Vi fick ett uppdrag av Geologiska forskningscentralen att lägga fram en inredningsplan för Bergsmansvägen. Forskningscentralen var redan bekant för oss från förr, eftersom vi hade planerat de nya lokalerna i Karleby 2017. Tidigare har vi utvecklat motsvarande lösningar för bland annat Naturresursinstitutet Luke.
Precis som namnet antyder är avsikten med det aktivitetsbaserade kontoret att vara mångsidig. Det styr människor att vid varje enskilt tillfälle hitta en plats som bäst lämpar sig för arbetet. Vi önskar att de anställda fördomsfritt testar sig fram i de nya lokalerna.
Vi fick så gott som fria händer att planera miljön och samarbetade med de övriga parterna i projektet, i synnerhet med forskningscentralen och KVA Arkkitehdit som svarade för arkitekt- och huvudplaneringen. Tillsammans med forskningscentralens personal kom vi fram till att varje område i arbetsmiljön skulle ha olika teman med koppling till geologin: Myra, Vatten, Gruva, Berg och Jord. Dessa teman har lyfts fram till exempel vid valet av vägg- och golvmaterial, möbelfärger, dekortejp på glasväggarna samt motiven på fotoväggen. I mån av möjlighet har vi utnyttjat fotografier från forskningscentralens egna samlingar som illustrerar utvecklingen under olika årtionden.
I historiehörnan finns stentavlor med forskningscentralens framstående personers namn ingraverade på dem.
Inredningen består i huvudsak av nya möbler, men vi har även utnyttjat möbler som fanns i de gamla lokalerna. Till exempel i fikarummet finns en historiehörna med en soffa och två fåtöljer. Soffgruppen fick nytt tyg och därmed ett nytt liv. Vi har också tagit stentavlor från det gamla kontoret och använt dem till exempel som bordsskivor.
Vi har utnyttjat material på ett mångsidigt sätt. Golvmattorna är akustiskt högklassiga och lätta att hålla rena. På väggarna finns förutom fotografier rappning, målfärg, olika träytor och akustiska skivor samt dekortejp på glasväggarna.”
