Nya arbetssätt och effektivare ytor i Ämbetshuset i Böle

”Statsförvaltningen kan relativt snabbt flytta över verksamhet och personal från ett verk till ett annat. Den statliga lokalstrategin förutsätter samtidigt att vi utnyttjar lokalerna effektivt och att vi strävar efter en arbetsmiljö som anpassas efter dagens arbetssätt. Vårt uppdrag är tudelat. Vi ska dels se till statens bästa, dels hjälpa de statliga ämbetsverken att uppnå sina egna mål”, förklarar kundchef Karin Hukkanen vid Senatfastigheter.

Det gällde att jämka ihop de olika behoven hos tre ämbetsverk. Pusselbitarna föll på plats när Trafikverket tog över ett ledigt kontor med öppen planlösning som låg vägg i vägg på sjätte våningen i Ämbetshuset i Böle. Kontoret har en yta på 2 500 kvadratmeter och disponerades tidigare av Tullen. På Trafikverket frigjordes 4 700 kvadratmeter som Migrationsverket nu förfogar över.

”Det här var det bästa alternativet för oss, eftersom vi slapp avbrott i verksamheten. Vi kunde flytta in i ett färdigmöblerat kontor där vi inte behövde göra några ombyggnader. De andra alternativ som vi undersökte skulle ha krävt renovering. Dessutom hade vi varit tvungna att fly fältet medan hantverkarna arbetade i lokalen” säger en nöjd Hannu Mäkikangas, administrativ direktör på Trafikverket.

Från egna rum till aktivitetsbaserad arbetsplats

Trafikverket hade i många år förberett sig för ett mer effektivt lokalutnyttjande. De kartlade bland annat beläggningsgraden och lyssnade på personalens synpunkter. Före flytten förfogade Trafikverket över drygt 16 000 kvadratmeter på sjunde våningen i Ämbetshuset i Böle. Praktiskt taget alla medarbetare hade ett eget rum – som visserligen hade väggar av glas efter en renovering för några år sedan. De anställda hade starkt delade meningar om förslaget att flytta in i en aktivitetsbaserad arbetsplats utan egna arbetsrum.

”En del av dem hade arbetat i en kontor med öppen planlösning på sin förra arbetsplats och hade dåliga erfarenheter av det. Några kom ihåg när vårt kontor skulle renoveras och vi blev tvungna att ta vår tillflykt till ett stort kontorslandskap med usel akustik. Jag måste tillstå att jag var glad att få flytta tillbaka till mitt eget rum”, säger Hannu Mäkikangas.

”Aktivitetsbaserad arbetsplats har fått ett dåligt rykte och det spiller över på kontor med öppen planlösning. Det första man kanske tänker på är en anonym hall av jätteformat där de anställda kurar ihop sig vid sina arbetsstationer som är avdelade med skärmar. Hela idén med en aktivitetsbaserad arbetsplats är att kunna erbjuda en lämplig plats för varje situation där man tar hänsyn till medarbetarnas olika roller och arbetets krav”, tillägger Karin Hukkanen.

Förändring steg för steg

En dryg tredjedel av de verksanställda som arbetar i Böle eller totalt 150 personer flyttade in på aktivitetsbaserad arbetsplatsen. Trots den aktivitetsbaserade lösningen önskade de behålla sina individuella arbetsstationer och förvaringsmöbler, och så blev det. Mycket produceras fortsättningsvis i pappersform till exempel vid planering.

”Våra medarbetare befinner sig ofta på resande fot. De besöker olika platser i Finland och deltar i olika samarbetsforum i utlandet. Det gör att vi har utvecklat en organisationskultur som i största möjliga utsträckning ska vara oberoende av tid och rum. Idémässigt ligger lösningen nära en aktivitetsbaserad arbetsplats med stor valfrihet. Men vi har inte ännu hunnit så långt att vi vore beredda att skapa ett kontor helt utan fasta arbetsplatser”, förklarar Hannu Mäkikangas.

”Förändringar av det här slaget ska genomföras steg för steg. Till exempel de tullanställda som flyttade ut härifrån kom till ett kontor som saknade fasta arbetsplatser. En aktivitetsbaserad arbetsplats fungerar bäst när medarbetare inte är bundna till en viss arbetsplats utan kan välja var de vill sitta och jobba – antingen bland sina kollegor eller i ett tyst rum dit de kan dra sig tillbaka för att arbeta koncentrerat utan störningsmoment. Då utnyttjas lokalerna på bästa sätt”, förklarar Karin Hukkanen.

Samhörighet har högsta prioritet

Några månader har gått, men alla verksanställda är inte ännu övertygade om den nya kontorsformens förträfflighet, med ett lysande undantag som alla gillar. Ett kafé av loungetyp som är gemensamt för hela våningsplanet. Där kan medarbetarna ta en kopp kaffe, äta lunch, prata om vad som hänt sedan sist eller hålla ett effektivt möte.

”Bakom den här väggen finns vår gamla lokal. Där har nästan varje avdelning en egen vrå där det finns ett pentry. Här kan medarbetarna träffas helt apropå. Jurister och ingenjörer har börjat sitta vid samma bord! Jag är övertygad om att en av de viktigaste uppgifterna för en fysisk arbetsmiljö bli att skapa samhörighet och gemenskap”, resonerar Hannu Mäkikangas.

”Jag tror också att känslan av samhörighet ytterligare kommer att öka i betydelse.  Faktum är att hela arbetskulturen är på väg att förändras och det fysiska rummet är en del av det. Det är mycket troligt att statsförvaltningen en vacker dag kommer att förfoga över lokaler som är gemensamma för alla myndigheter och statstjänstemän. Då spelar det mindre roll vilket ämbetsverk du är anställd vid. Det väsentliga är vilka nätverk du engagerar dig i”, visionerar Karin Hukkanen.