Integritetspolicy för Senatkoncernens faciliteringssystem Miro

1. Personuppgiftsansvariga och kontaktuppgifter

Senatfastigheter och Försvarsfastigheter

Senatfastigheter: Fågelviksgatan 5 A, PB 237, 00531 Helsingfors
E-post: kirjaamo(at)senaatti.fi

Försvarsfastigheter: Isoympyräkatu 10, PB 1, 49401 Fredrikshamn
E-post: kirjaamo(at)puolustuskiinteistot.fi

Telefon: +358 294 830 000

Dataskyddsombud Petri Konttinen, fornamn.efternamn(at)senaatti.fi

2. Syftet med behandlingen av personuppgifter och rättslig grund för behandlingen

Miro är en webbläsarbaserad applikation för projekt/workshopsarbete. Med hjälp av applikationen genomför Senatfastigheter och Försvarsfastigheter bl.a. utbildningar och workshoppar. Applikationen används tillsammans med intressentorganisationerna bl.a. i projekt för utveckling av arbetsmiljön och vid genomförandet av workshoppar för kartläggning av behoven. Personuppgifterna används för åtkomsthantering och kommunikation inom systemet.

Behandlingen av personuppgifter grundar sig i huvudsak på att de personuppgiftsansvariga utför en uppgift som är av allmänt intresse (GDPR artikel 6.1 e). Senatfastigheter, Försvarsfastigheter och Senatstationfastigheter Ab är gemensamt personuppgiftsansvariga enligt EU:s dataskyddsförordning (GDPR artikel 26).

3. Behandlade personuppgifter och grupper av registrerade

Systemet förvaltar användarnas personuppgifter. Personuppgifterna är i fråga om facilitatorer (och andra identifierbara personer): namn, e-post, bild, team, organisation, lösenord. Personer kan också bjudas in till systemet via en länk utan någon som helst identifiering (registrering av personuppgifter).

4. Regelmässiga uppgiftskällor

Facilitatorerna bjuder in personer som registrerar uppgifterna själva.

5. Mottagare eller mottagargrupper av personuppgifter

De personer som är bemyndigade att sköta uppgiften som personuppgiftsansvariga har tillgång till uppgifterna i applikationen. Uppgifterna har överförts till Senatkoncernens tjänsteproducenter för behandling i syfte att producera serviceuppgifter.

6. Överföring av uppgifter utanför EU eller EES

Uppgifterna kan också behandlas i länder utanför EU/EES (molntjänster). Tjänsteproducenten säkerställer att uppgifterna behandlas på behörigt sätt genom EU-kommissionens modellklausuler enligt GDPR.

7. Personuppgifternas skydd

Systemet är skyddat med brandväggar och andra tekniska medel. För att använda systemet krävs en länk till systemet (länken personifierar/identifierar inte användaren). Senatens huvudanvändare har behörighet att hantera användarnas rättigheter.

8. Uppgifternas lagringstid och principer för hur denna fastställs

Ett projekt avslutas med arkivering av arbetsytan (huvudanvändaråtgärd). Endast huvudanvändaren har åtkomst till den arkiverade arbetsytan. Huvudanvändaren granskar de arkiverade arbetsytorna en gång per år och tar bort onödiga arbetsytor.

9. De registrerades rättigheter

En registrerad person kan utöva sina rättigheter enligt dataskyddsförordningen i följande ärenden:

Rätt till tillgång till personuppgifter (information om behandlingen av egna personuppgifter)
Rätt att återkalla samtycke till behandling av personuppgifter i sin helhet, om samtycket har givits enbart för direktmarknadsföringsändamål
Rätt att få sina personuppgifter korrigerade
Rätt att få sina personuppgifter raderade
Rätt att begränsa behandlingen av sina personuppgifter
Rätt att motsätta sig behandlingen av sina personuppgifter och rätt att motsätta sig marknadskommunikation
Rätt att inte bli föremål för automatiserat beslutsfattande utan att veta om det.

Den personuppgiftsansvarige ska på begäran utan onödigt dröjsmål och under alla omständigheter senast en månad efter att ha mottagit begäran tillhandahålla den registrerade information om de åtgärder som vidtagits enligt artiklarna 15–22 i GDPR. Denna period får vid behov förlängas med ytterligare två månader, med beaktande av hur komplicerad begäran är och antalet inkomna begäranden. Den personuppgiftsansvarige ska underrätta den registrerade om en sådan förlängning inom en månad från det att begäran mottagits samt ange orsakerna till förseningen. Om den registrerade lämnar begäran i elektronisk form, ska informationen om möjligt tillhandahållas i elektronisk form, om den registrerade inte begär något annat (artikel 12.3 i GDPR).

Den registrerade har också rätt att göra anmälan till dataombudsmannen.