Integritetspolicy för Senatkoncernens webbmiljön för e-lärande och kompetensutveckling

1. Personuppgiftsansvariga och kontaktuppgifter

Senatfastigheter, Försvarsfastigheter och Senatstationfastigheter Ab

Senatfastigheter och Senatstationfastigheter Ab: Fågelviksgatan 5 A, PB 237, 00531 Helsingfors

E-post: kirjaamo(at)senaatti.fi

Försvarsfastigheter: Isoympyräkatu 10, PB 1, 49401 Fredrikshamn
E-post: kirjaamo(at)puolustuskiinteistot.fi

Telefon: +358 294 830 000

Dataskyddsombud Petri Konttinen, fornamn.efternamn(at)senaatti.fi

2. Syftet med behandlingen av personuppgifter och rättslig grund för behandlingen

Syftet med behandlingen av personuppgifter är att utbilda Senatfastigheters och Försvarsfastigheters personal och tjänsteproducenter samt att samla in information om den kompetens och de utbildningar som personerna i fråga har genomfört. Senatfastigheter och Försvarsfastigheter är i fråga om den behandling av personuppgifter som beskrivs i denna beskrivning sådana gemensamt personuppgiftsansvariga som avses i artikel 26 i EU:s allmänna dataskyddsförordning (GDPR). Behandlingen är nödvändig för att de personuppgiftsansvariga ska kunna utföra sina uppgifter av allmänt intresse (artikel 6.1 e i GDPR). När det gäller anställda i den egna koncernen kan behandlingen också vara nödvändig för att fullgöra ett avtal i vilket den registrerade är part (GDPR artikel 6.1 b).

3. Behandlade personuppgifter och grupper av registrerade

I registret samlas uppgifter om koncernens personal och tjänsteproducenter in (för personer med användar-ID och för personer utan användar-ID). Om personen inte själv använder systemet med sitt eget användar-ID, sparar personens chef uppgifter om personen.

Registret innehåller uppgifter om personer enligt följande kategorier:

namn (alla)
användar-ID
koncernens personal har en personlig identifikationskod
land
ort
e-postadress (personer med personligt användar-ID)
organisation (alla)
tidpunkter när kurser avlagts
tidpunkten för den första inloggningen (endast användare med användar-ID)
tidpunkten för den senaste inloggningen (endast användare med användar-ID).

Kursprestationer som koncernens personal avlagt registreras i koncernens personalsystem. En användare med användar-ID kan själv ändra sina egna användaruppgifter (exkl. användar-ID och inloggning).

4. Regelmässiga uppgiftskällor

Uppgifterna om koncernens personal fås ur koncernens personalsystem. Utomstående användare sparar sina egna uppgifter, eller också sparar de sina uppgifter antingen av de personuppgiftsansvarigas huvudanvändare eller av tjänsteproducentens ansvariga personer.

5. Mottagare eller mottagargrupper av personuppgifter

Tillgång till personuppgifter har koncernens huvudanvändare, personer med rollen som lärare i systemet samt de tjänsteproducenter inom koncernen som utför service- och stöduppgifter i systemet för de personuppgiftsansvarigas räkning.

6. Överföring av uppgifter utanför EU eller EES

Uppgifterna överförs inte till länder utanför EU eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet.

7. Personuppgifternas skydd

Senatkoncernen har vidtagit de tekniska och organisatoriska åtgärder som behövs för att skydda personuppgifter mot obehörig åtkomst och mot oavsiktlig eller olaglig radering, ändring, utlämnande, överföring eller annan olaglig behandling av uppgifter.

Uppgifterna i systemen är skyddade med brandvägg och andra tekniska medel. Användningen av systemen förutsätter identifiering.

Koncernens huvudanvändare och huvudanvändarna hos den tjänsteproducent som ansvarar för upprätthållandet av systemet har tillgång till alla uppgifter i systemet. Till övriga delar ges rätten till uppgifterna examensvis, varvid de personer som har rollen som lärare ser uppgifterna om sina kurser.

8. Uppgifternas lagringstid och principer för hur denna fastställs

Uppgifterna om koncernens personal raderas inom ett (1) år från det att anställningsförhållandet upphörde. Uppgifterna om personer som är koncernens tjänsteproducenter raderas ur systemet fem (5) år efter personens sista kursprestation.

9. De registrerades rättigheter

En registrerad person kan utöva sina rättigheter enligt dataskyddsförordningen i följande ärenden:

Rätt till tillgång till personuppgifter (information om behandlingen av egna personuppgifter)
Rätt att återkalla samtycke till behandling av personuppgifter i sin helhet, om samtycket har givits enbart för direktmarknadsföringsändamål
Rätt att få sina personuppgifter korrigerade
Rätt att få sina personuppgifter raderade
Rätt att begränsa behandlingen av sina personuppgifter
Rätt att motsätta sig behandlingen av sina personuppgifter och rätt att motsätta sig marknadskommunikation
Rätt att inte bli föremål för automatiserat beslutsfattande utan att veta om det.

Den personuppgiftsansvarige ska på begäran utan onödigt dröjsmål och under alla omständigheter senast en månad efter att ha mottagit begäran tillhandahålla den registrerade information om de åtgärder som vidtagits enligt artiklarna 15–22 i GDPR. Denna period får vid behov förlängas med ytterligare två månader, med beaktande av hur komplicerad begäran är och antalet inkomna begäranden. Den personuppgiftsansvarige ska underrätta den registrerade om en sådan förlängning inom en månad från det att begäran mottagits samt ange orsakerna till förseningen. Om den registrerade lämnar begäran i elektronisk form, ska informationen om möjligt tillhandahållas i elektronisk form, om den registrerade inte begär något annat (artikel 12.3 i GDPR).

Den registrerade har också rätt att göra anmälan till dataombudsmannen.