Senaatti-konsernin toimittajaturvallisuusrekisterin tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjät ja yhteystiedot

Senaatti-kiinteistöt, Puolustuskiinteistöt ja Senaatin asema-alueet Oy

Senaatti-kiinteistöt ja Senaatin asema-alueet Oy: Lintulahdenkatu 5 A, PL 237, 00531 Helsinki
Sähköposti: kirjaamo(at)senaatti.fi

Puolustuskiinteistöt: Isoympyräkatu 10, PL 1, 49401 Hamina
Sähköposti: kirjaamo(at)puolustuskiinteistot.fi

Puhelin: 029 483 0000

Tietosuojavastaava Petri Konttinen, etunimi.sukunimi(at)senaatti.fi

2. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyn oikeusperuste

Rekisterinpitäjät (Senaatti-kiinteistöt, Puolustuskiinteistöt ja Senaatin asema-alueet oy) käyttävät toimittajaturvallisuusrekisteriä ylläpitämään tietoa toimittajien ja tarjoajayritysten tietojenkäsittely-ympäristöjen hyväksynnän tilasta. Valtionhallinnon viranomaisen on ennakolta varmistuttava siitä, että turvallisuusluokitellun asiakirjan suojaamisesta huolehditaan asianmukaisesti, jos se antaa turvallisuusluokitellun asiakirjan muulle kuin valtionhallinnon viranomaiselle (Valtioneuvoston asetus asiakirjojen turvallisuusluokittelusta valtionhallinnossa 1101/2019 6§ 1.mom.).

Rekisterinpitäjät toimivat GDPR:n mukaisina yhteisrekisterinpitäjinä (GDPR artikla 26). Henkilötietojen käsittely tapahtuu rekisterinpitäjien yleistä etua koskevien tehtävien suorittamiseksi (GDPR artikla 6.1e).

3. Käsiteltävät henkilötiedot ja rekisteröityjen ryhmät

Rekisterinpitäjät käsittelevät rekisterissä yritysten yhteyshenkilöiden, sekä omien työntekijöiden tietoja.

Käsiteltävät henkilötiedot ovat yritysten henkilöiden osalta nimi, sähköposti, puhelin, yritys, yrityksen osoite, yrityksen Y-tunnus. Rekisterinpitäjien henkilöstön osalta käsiteltävät henkilötiedot ovat nimi, sähköposti.

4. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötiedot tallennetaan järjestelmään rekisterinpitäjien yhteyshenkilöiden tai yrityksen yhteyshenkilöiden toimesta.

5. Henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät

Pääsy tietoihin on rekisterinpitäjien lisäksi palveluntuottajilla. Tietoja voidaan luovuttaa muille osapuolille, jos näillä on lainmukainen oikeus vastaanottaa henkilötietoja. Tietoja voidaan luovuttaa muille osapuolille, jos niillä on lainmukainen oikeus vastaanottaa henkilötietoja.

6. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä Suomen ulkopuolelle.

7. Henkilötietojen suojaus

Senaatti-konserni toteuttaa tietojen turvallisen käsittelyn varmistamalla tekniset ja hallinnolliset vaatimukset auditointien, tarkastusten ja riskienhallinnan keinoin. Vaatimuksia arvioidaan kaikkiin rekisterinpitäjän tietojärjestelmiin, sekä myös niiden palveluntuottajiin tarvittavalla riskienhallinnan tasolla. Tietoja salataan vahvoilla salausmenetelmillä, tai pseudonymisoidaan siten, että tarpeettomat henkilötiedot, joista henkilö voidaan tunnistaa, jätetään pois. Tietojärjestelmien ja palveluiden jatkuva luottamuksellisuus, eheys, käytettävyys ja vikasietoisuus varmistetaan varmuuskopioinnilla ja säännöllisillä tietoturvatarkastuksilla sekä ajantasaisilla ohjelmisto- ja tietoturvapäivityksillä. Menettelyt, joilla testataan, tutkitaan ja arvioidaan säännöllisesti tietojärjestelmien ja palveluiden turvallisuutta, ovat osa Senaatti-konsernin jatkuvaa kehittämisprosessia.

8. Tietojen säilytysaika ja sen määräytymisperiaatteet

Tiedot poistetaan 5 vuoden kuluttua siitä, kun yrityksen viimeinen hyväksyntä on päättynyt.

9. Rekisteröityjen oikeudet

Rekisteröity henkilö voi käyttää tietosuoja-asetuksen mukaisia oikeuksiaan seuraaviin asioihin:

• Oikeus saada pääsy henkilötietoihin (saada tieto itseään koskevasta käsittelystä)
• Oikeus omien henkilötietojensa oikaisemiseen
• Oikeus omien henkilötietojensa poistamiseen
• Oikeus omien henkilötietojensa käsittelyn rajoittamiseen
• Oikeus vastustaa omien henkilötietojensa käsittelyä
• Oikeus olla joutumatta tietämättään automaattisen päätöksenteon kohteeksi.

Rekisterinpitäjän on toimitettava rekisteröidylle tiedot toimenpiteistä, joihin on ryhdytty GDPR:n artikla 15–22 nojalla tehdyn pyynnön johdosta ilman aiheetonta viivytystä ja joka tapauksessa kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyyntöjen monimutkaisuus ja määrä. Rekisterinpitäjän on ilmoitettava rekisteröidylle tällaisesta mahdollisesta jatkamisesta kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta sekä viivästymisen syyt. Jos rekisteröity esittää pyynnön sähköisesti, tiedot on toimitettava sähköisesti mahdollisuuksien mukaan, paitsi jos rekisteröity toisin pyytää (GDPR artikla 12.3).

Rekisteröidyllä on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaisena toimivalle tietosuojavaltuutetulle.